Aliar produtividade e custos é, sem dúvida, um dos grandes desafios para a maior parte das empresas. Estabelecer uma lógica de eficiência plena é uma tarefa complexa, a qual exige um acompanhamento proativo e incisivo em praticamente todos os processos, sejam eles macro e/ou micro.
Nesse cenário, conceitos e ferramentas voltadas para um melhor mapeamento, análise e gestão de processos empresariais ganham destaque. Exemplo disso é a conhecida metodologia BPM, cuja estrutura, funcionamento e benefícios passaremos a discorrer mais profundamente adiante.
Deseja melhorar os resultados do seu negócio, inovar e, ainda, imprimir a eficiência como característica marcante em todas as atividades desenvolvidas nele? Então, conhecer e aprender um pouco mais sobre a BPM pode lhe ser muito útil. Continue lendo e confira no post de hoje as informações mais relevantes sobre esse tema. Acompanhe:
Em que consiste a metodologia BPM?
A metodologia BPM (Business Process Management) diz respeito a um conjunto de técnicas de gestão que tem como escopo auxiliar as empresas a conhecerem, estudarem e administrarem de forma mais ampla e integrada todos os seus processos.
A BPM assume uma grande importância ao servir como ferramenta de detecção de eventuais falhas que, sem a sua utilização, não poderiam ser visualizadas ou levariam mais tempo, ocasionado mais prejuízos a empresa, por exemplo.
Além disso, de maneira direta, a metodologia torna os processos ao mesmo tempo mais eficientes e eficazes, aumentando a competitividade do negócio. Mas isso não é tudo, como veremos a seguir.
Qual a principal frente da BPM?
O principal impacto da utilização da metodologia BPM nas empresas, como dito, é percebido na formulação e execução de ações voltadas ao aprimoramento dos processos empresariais, dentre os quais podemos citar:
- mapeamento mais completo;
- condução mais eficiente;
- maior controle sobre a cadeia;
- modelagem mais qualificada;
- redução de custos;
- otimização contínua;
- análise mais ampla, entre outros pontos.
Toda a operacionalização desse conceito se dá a partir da coleta e análise de dados que, ao serem confrontados com os objetivos da organização, fornecem informações precisas sobre as necessidades mais latentes para se atingir as metas e objetivos do negócio e, principalmente, imprimir uma maior eficiência na execução.
Dessa forma, pode-se dizer que o foco da metodologia BPM é o de modelar, gerir e aprimorar constantemente o fluxo de todos os processos empresariais internos e externos de uma organização, sejam eles de negócio, gerenciais ou organizacionais. Além disso, a BPM estende seus benefícios aos subprocessos — isto é, aquelas atividades realizadas dentro de um processo de negócio.
Por que a BPM é importante?
Toda organização possui sua forma de conduzir e gerenciar os seus processos — ou pelo menos deveria ter. A ausência de uma sistemática adequada para controlar o fluxo de tarefas, atividades e processos, podem ensejar inúmeras inconsistências na operação da empresa. Por exemplo, pode-se experimentar os seguintes problemas:
- baixa produtividade comparada aos custos sofridos;
- alocação ineficiente de recursos, sejam eles de ordem humano ou estrutural;
- dificuldade na tomada de decisão;
- perda de tempo;
- aumento do número de erros;
- descontrole gerencial, entre outros.
Em resumo, a empresa pode mergulhar em um caos operacional a medida que a quantidade de processos aumenta e mais pessoas são envolvidas neles. Mas, isso só ocorre se nada for feito.
Quais os aspectos mais estratégicos experimentados ao adotar a BPM?
Como vimos, a BPM tem uma importância ímpar para manter a organização da empresa e evitar que ela incorra nas situações descritas. Por outro lado, a sua adoção mostra um ganho de eficiência significativo nos seguintes pontos do gerenciamento de processos:
1. Análise
Uma das grandes vantagens da BPM é melhorar a gestão da informação, especialmente por meio da automatização de processos. Tal benefício torna a análise de dados mais abrangente e simplificada, ajudando a identificar processos que podem ser criados ou otimizados para atender às necessidades do negócio e, assim, melhorar o desempenho.
2. Mapeamento
Com auxílio da tecnologia, bem como da automação, o mapeamento dos processos se torna mais completo, o que traz mais clareza sobre a forma como as atividades estão distribuídas dentro da empresa. Assim, por meio deste mapeamento, é possível identificar gargalos e coordenar melhor a execução de tarefas para aumentar a satisfação do cliente.
3. Modelagem
Se você pode mapear e analisar melhor, pode também modelar da mesma forma. Uma vez finalizado o projeto do processo, ele pode ser modelado usando diferentes técnicas para observar seu comportamento. Se um funcionamento satisfatório não for observado, as alterações de design podem ser feitas iterativamente — vale lembrar que existem softwares para efetivamente modelar e avaliar processos.
4. Execução
Um modelo próprio de processo da empresa pode ser executado valendo-se de mecanismos e regras de negócios para governar a execução de cada atividade. Nesse contexto, a BPM permite uma avaliação mais eficiente na hora de compor esse modelo, posto que facilita a mensuração dos resultados do negócio frente aos custos e nível de infraestrutura utilizada.
5. Monitoramento
Com a BPM, durante a execução, os processos podem ser monitorados ativamente para gerar dados e relatórios para mensurar o desempenho de cada um, além da checagem de erros e inconformidades.
O monitoramento permite que as empresas avaliem as soluções BPM executadas contra modelos de design correspondentes e contra KPIs relevantes. Os dados coletados em tempo real ou monitoramento também podem ser usados por softwares de análise preditiva para prever problemas.
6. Otimização
Os dados das fases de modelagem e monitoramento podem ser usados para identificar áreas da solução que podem ser melhoradas para obter maior eficiência e melhor valor. A partir de todos os elementos citados pode-se estabelecer um suporte maior para a tomada de decisões focada na otimização dos processos e da empresa como um todo.
Por fim, como foi possível perceber, a metodologia BPM atua como um fator altamente estratégico na condução da empresa. Ao facilitar a coleta de dados e melhorar a transparência dos processos a partir de um mapeamento mais amplo, os gestores e gerentes de TI tem nesse conceito um forte aliado para garantir a máxima eficiência empresarial.
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