Gestão de TI: 4 passos para deixar de apagar incêndios

Um dos grandes problemas da gestão de TI é a dedicação de muito tempo dos profissionais para resolver problemas que aparecem no dia a dia da empresa.

Como resultado, é comum que, em vez de criar soluções efetivas para os processos da organização com uma visão de médio e longo prazo, o gestor de TI trabalhe para apagar “incêndios”, não aproveitando as potencialidades da tecnologia para o crescimento da empresa.

Mudar essa realidade é, hoje, um dos principais desafios dos profissionais da área. Ao mesmo tempo que precisam mostrar a importância do setor para o desenvolvimento do negócio, a cobrança pela redução de custos e maior eficiência dos processos é grande motivo de preocupação.

Mas não há motivo para dor de cabeça — uma gestão de TI bem-pensada e estruturada tem condições de atender às demandas das empresas e ir muito além da função de suporte.

Confira 4 passos para sair da rotina de suporte e implementar mudanças significativas para a gestão do setor de TI de sua empresa:

1. Torne a estrutura de suporte escalável

A escalabilidade de um negócio está relacionada à replicação de seus produtos ou serviços inúmeras vezes, sem que haja um aumento do custo da empresa com esse crescimento da produção.

Esse conceito é aplicável em diversas situações, principalmente quando falamos em tecnologia. E no trabalho de suporte do setor de TI dentro de uma empresa, por ser mais técnico e surgir sob demanda, algumas práticas podem ser adotadas para otimizar a rotina e controlar o tempo gasto com essas tarefas, como:

Soluções padrão

Os problemas que chegam à equipe de suporte de TI dentro de uma empresa muitas vezes se repetem e não demandam atenção especial para serem resolvidos. Identificar esses problemas e estabelecer soluções padronizadas, colocando-as em prática de forma ágil e eficiente, vai liberar mais tempo para que a equipe se concentre em trabalhar com demandas mais relevantes para a empresa.

Um roteiro com as ações de solução para guiar a equipe de TI ou até mesmo a automatização do suporte aos usuários são meios de tornar o serviço mais rápido e eficaz.

SLA’s internos

Formalizar um acordo de nível de serviço entre o profissional de TI e o cliente, no caso a empresa, é vantajoso, pois deixa mais claro quais são os serviços que devem ser executados pela equipe, dando um maior controle em relação a metas e resultados.

Muito usado para serviços outsourcing, o SLA (Service Level Agreement) também pode ser feito internamente, e é benéfico tanto para o gestor de TI e sua equipe quanto para seus superiores.

2. Adote uma metodologia ágil

Existem alguns métodos de trabalho, como o Scrum e o Kanban, que tornam os processos mais ágeis e organizados para os profissionais de TI. Eles podem ser aplicados juntos, para melhorar a gestão de TI dentro de uma empresa, reduzir custos e aumentar o desempenho da equipe. Entenda mais sobre esses métodos:

Scrum

Essa metodologia de organização e gestão do trabalho divide os projetos em ciclos fragmentados em iterações, ou Sprints. No início de cada sprint são feitas reuniões de planejamento (Sprint Planning Meeting), onde são listadas as tarefas do projeto (Product Backlog) e definidas as prioridades.

O ideal é que, a cada dia, sejam feitas reuniões de acompanhamento do que está sendo feito — as chamadas Daily Scrum. Ao fim do projeto, a equipe faz uma revisão e retrospectiva do que foi feito para então iniciar outro plano de trabalho.

Kanban

Metodologia inspirada na indústria, o Kanban se baseia no princípio de que a atividade em progresso deve respeitar as capacidades e os limites de trabalho da equipe. O Work in Progress é acompanhado por meio de um quadro — o Kanban board — onde são colocados papéis ou post-its que descrevem o andamento das tarefas, de forma simples e organizada.

Dessa forma, o fluxo de trabalhos fica exposto para toda a equipe e o gestor consegue visualizar de forma mais clara as prioridades, o tempo de execução do serviço e os limites do expediente.

3. Seja transparente

Um detalhe importante que os profissionais de tecnologia devem sempre ter em mente é que os termos usados para descrever os processos e operações de TI, na maioria das vezes, não são entendidos por leigos.

Traduzir essas informações de maneira a descomplicar o entendimento do que está sendo feito pelo setor, tanto por parte da diretoria executiva quanto dos usuários, vai tornar o diálogo mais fácil entre as partes.

Dessa forma, o gestor de TI vai conseguir expor o que faz para melhorar os processos dentro da organização, mostrando sua relevância para o bom funcionamento dos processos e o crescimento da empresa.

Com uma comunicação mais simples e clara o gestor também pode apresentar as novidades tecnológicas do mercado e como elas podem ajudar no crescimento da empresa, por exemplo. E isso pode facilitar a aprovação de novos projetos e práticas para o sucesso da organização.

4. Terceirize serviços

A redução de custos operacionais dentro das organizações é cada vez mais uma exigência dos profissionais da tecnologia. Além dos softwares, plataformas e métodos que possibilitam a diminuição dos gastos com TI, a terceirização de serviços está ganhando espaço dentro das empresas, já que o outsourcing traz vantagens competitivas no mercado atual.

Com a rápida evolução das tecnologias voltadas ao meio corporativo, que atualmente incluem a virtualização de servidores, suporte remoto, data center e computação em nuvem, por exemplo, as infraestruturas próprias das empresas apresentam custos maiores que das prestadoras de serviços de TI.

Além disso, a contratação de uma empresa especializada permite que a estrutura de TI da empresa cresça conforme sua necessidade, não exigindo grandes investimentos de implementação de hardwares ou softwares.

Isso dá um maior controle ao gestor, que vai ter mais liberdade para escolher o que vai contratar, levando em conta o custo-benefício do serviço prestado. Por fim, a terceirização vai possibilitar que o gestor de TI e sua equipe possam dedicar tempo para ações estratégicas para aprimorar os processos internos.

O que você achou dos passos para melhorar a gestão de TI de sua empresa? Eles o ajudaram? Compartilhe as dicas com seus amigos em suas redes sociais!