Com mercados cada vez mais competitivos, uma empresa que quer se destacar deve se manter sempre atualizada. Uma das maiores tendências atualmente é realizar coleta e análise sistemática de dados para melhorar a tomada de decisões com um bom gerenciamento de processos.
Uma das formas de fazer isso é por meio do Business Process Management, um conceito que propõe uma filosofia de gestão baseada nos processos da empresa. Isso significa organizar informações sobre a forma como os processos são realizados dentro da organização para melhorar a sua execução.
O BPM aparece muito ligado à TI, em parte por conta das ferramentas usadas para aplicar esse conceito. Quer saber mais sobre como a gestão de processos pode mudar a sua empresa? Acompanhe o post de hoje!
O que é BPM?
BPM, sigla para Business Process Management (traduzido para o português, Gerenciamento de Processos de Negócio) é uma metodologia onde o ponto principal é reunir informações sobre a forma como os processos estão sendo realizados dentro da empresa.
Isso vai além da gestão de projetos, por exemplo, porque engloba um controle sobre as atividades realizadas e o seu fluxo. Ou seja, o BPM também mostra o encadeamento entre tudo o que é feito dentro da organização.
Um dos principais benefícios disso é o mapeamento dos processos, que traz clareza sobre a forma como as atividades estão distribuídas dentro da empresa. Por meio desse mapeamento, é possível identificar gargalos e coordenar melhor a execução de tarefas para entregar mais valor ao cliente.
Por exemplo, no processo de desenvolvimento de um software se realizam diversas atividades com o cliente. Elas auxiliam a empresa a conhecer as demandas dos usuários, pensar em como desenvolver uma ideia, a colocar o projeto em prática e a realizar a testagem e documentação da melhor forma possível.
Por meio do BPM, é possível documentar como cada uma dessas atividades está sendo realizada e a forma como elas estão sendo interligadas. No entanto, o uso desse conceito não está ligado somente ao setor de TI e pode ser estendido a diversos processos da empresa, até mesmo àqueles que passam por diferentes setores.
Grande parte das vezes, o Business Process Management é usado para processos operacionais e financeiros, como planejamento e controle de orçamento. Nesses casos, o BPM é muito útil para melhorar a comunicação entre as diferentes áreas da empresa.
Quais são os benefícios do BPM?
Como apontado acima, o gerenciamento de processos feito com o apoio do BPM traz uma série de benefícios para empresas. Os projetos tornam-se mais eficazes e as rotinas do dia a dia podem atingir o resultado esperado facilmente. Veja alguns dos benefícios dessa escolha abaixo!
Automação de processos
O BPM é muito usado na automação de processos que podem ser realizados por sistemas, como o processamento de certas informações.
Além disso, um dos principais objetivos do BPM é melhorar a forma como o trabalho flui. Isso significa automatizar a passagem do trabalho de um setor para o outro, permitindo que quem participa daquele processo aprove ou não as tarefas, faça comentários, dentre outras ações.
Delegação mais clara de tarefas
Com o BPM, a divisão das atividades por setor ou por membros de uma equipe fica esquematizada e mapeada para todos que fazem parte daquele processo. A partir disso, é possível ver com clareza e facilidade de quem é a responsabilidade pelo quê.
Produtividade
Com as atividades bem divididas entre as equipes e a automatização de processos dentro da empresa, há um aumento na produção geral da organização. Isso acontece porque há uma redução na quantidade de erros e nos problemas de fluxo de trabalho.
Controle sobre os processos
Por meio da gestão de processos, é possível ter um controle melhor sobre o que está sendo executado e em quais atividades estão os gargalos. Os dados sobre como as tarefas estão sendo realizadas são úteis para tomar decisões melhores sobre investimento de recursos e possíveis mudanças sobre o fluxo de trabalho, que podem beneficiar o processo.
Redução de custos
Um dos principais motivos pelo qual o uso de BPM reduz custos é a automação de determinadas atividades. Além disso, como há mais informações sobre a forma como as atividades estão sendo realizadas, é possível ter clareza sobre quais pontos podem ter seus custos reduzidos.
Graças a essas otimizações você também consegue reduzir erros e custos na implantação de um projeto de BPO (Business Process Outsourcing)! Saiba como no nosso ebook gratuito:
Como colocar o BPM na prática?
O uso de BPM é facilitado por meio de ferramentas, chamadas Business Process Management Suite (também conhecidas pela sigla BPMS). Geralmente, isso é feito por meio de softwares que são usados para acompanhar as atividades de um processo e passar as informações sobre o estado da tarefa de um setor para o outro.
Esse software também é responsável pela automatização de certas atividades. Assim, a companhia pode reduzir custos e erros. Para fazer isso, o Business Process Management usa uma linguagem gráfica para esquematizar a forma como os processos são representados, a Business Process Model and Notation, BPMN.
Dessa forma, os registros são feitos de forma padronizada, seguindo uma série de regras necessárias para que haja compatibilidade com o sistema e que tudo seja inteligível.
As representações da BPMN são o que permitem sinalizar, por exemplo, qual processo está por conta de qual setor. Elas também dão uma visão clara sobre o que é automatizado e até mesmo o que está atribuído a outras empresas, se for o caso.
É importante ressaltar que o BPM é um conceito mais abrangente sobre a forma como a gestão de processos é feita. Já o BPMS é uma ferramenta tecnológica que dá suporte à implementação do BPM, usando da BPMN para modelar esses processos de forma a representá-lo de maneira mapeada.
Quais são as fases do BPM?
É importante que a empresa saiba estruturar a implementação dessa forma de atuação no ambiente de trabalho da maneira correta, por meio do Ciclo de Vida BPM. Ele é dividido em seis pontos, os quais serão abordados a seguir!
Planejamento e alinhamento estratégico
Essa fase permite ao negócio identificar, de maneira abrangente, todos os processos da companhia, a documentação sobre as atividades e como elas impactam os serviços prestados. Portanto, esse momento é feito a partir de quatro rotinas:
- levantamento sobre a cadeia operacional;
- identificação dos processos primários, os que estão relacionados a rotinas de gestão e às atividades de apoio;
- levantamento de dados sobre os indicadores de performance;
- preparação dos times para trabalhar na análise dos processos.
Análise de processos
Nessa fase, é necessário avaliar como todas as rotinas estão estruturadas dentro do ambiente corporativo. O gestor fará uma análise completa sobre os processos e como eles impactam positivamente ou negativamente os resultados da empresa.
Desenho de processos
Uma vez que a empresa já tenha identificado erros, desalinhamento de rotinas com os padrões do mercado, gargalos e outros pontos que influenciam na performance, é necessário criar rotinas que possam otimizar a cadeia operacional. Para que isso seja feito da melhor forma, a companhia pode utilizar-se de estratégias de prototipagem, reduzindo as chances de as mudanças darem errado.
Implantação dos processos
Nesse momento, as mudanças são integradas ao dia a dia da empresa. Isso pode ser feito com o apoio de ferramentas de TI ou de novas políticas operacionais. O importante, nesse ponto, é que as escolhas sejam feitas com planejamento, um time preparado para apoiar os profissionais e agendamento prévio das alterações.
Monitoramento dos processos
Nessa etapa, a empresa pode identificar se os seus processos estão alinhados com os objetivos da companhia e as suas necessidades. Os indicadores de performance são monitorados para avaliar se a companhia atingiu os resultados esperados com as mudanças feitas. Assim, erros podem ser encontrados facilmente.
Refinamento de processos
Já nesse momento, o último do ciclo de vida BPM, a empresa estruturará um processo de melhoria contínua. Os resultados obtidos nas etapas anteriores são avaliados e a companhia tem a chance de traçar novas metas e rotinas para tornar a performance de todas as áreas melhor.
Com isso, o negócio terá um fluxo de melhorias contínuas no ambiente corporativo. Todas as rotinas serão avaliadas constantemente em busca de pontos que possam ser modificados para atingir o máximo de performance e garantir que todos possam atingir as suas metas de médio e longo prazo.
BPM é a mesma coisa que Business Intelligence?
Tanto o Gerenciamento de Processos de Negócio como o Business Intelligence (BI) tem como princípio a análise de dados da organização, o que pode causar confusão sobre os conceitos.
A verdade é que o BI e o BPM coletam informações distintas com usos que podem até ser complementares, dependendo da empresa.
O BI tem um foco em organizar e analisar dados sobre o passado da empresa e o mercado de forma geral, auxiliando na identificação de tendências e padrões. Ou seja, o tipo de informação utilizada por ele é diferente do que é feito no BPM, cujo foco são as atividades da organização e a forma como elas são realizadas.
O que os dois têm em comum é a forma como eles podem ser usados para reunir informações de diversas fontes de forma organizada. Isso beneficia a empresa ao possibilitar que a tomada de decisão seja mais estratégica.
O uso conjunto de BI e BPM possibilita aliar a análise geral do estado da organização à gestão de processos para realizar mudanças que ajudem a empresa a alcançar seus objetivos.
Ficou alguma dúvida sobre o BPM? Está pensando em implementar a gestão de processos na sua empresa? Deixe um comentário!
Osvaldo Rivello diz
Conteúdo muito bom, gostei muito do seu post.
Vou acompanhar, pois sempre aprendo mais.
São dicas muito úteis, principalmente para um iniciante como eu.
Bom trabalho!!
Elielton Carvalho diz
Estou estudando mais a fundo BPM e o seu post foi um excelente ponto de partida. Obrigado por compartilhar seu conhecimento conosco.
Giovani Lemos diz
Conteúdo maravilhoso , muito elucidativo. Obrigado!