Como calcular o ROI das operações de TI?

Toda empresa está sempre procurando formas de reduzir os custos. Às vezes, faz sentido adiar os investimentos de TI até que eles sejam absolutamente necessários. Mas, como saber quando isso é viável?

Há momentos em que investir em novas tecnologias pode ser absolutamente essencial para crescer — ou mesmo sobreviver no mercado. E quando você considera o retorno sobre o investimento (ROI — Return on Investment), eles podem não ser tão onerosos quanto parecem à primeira vista.

Neste artigo, explicaremos como calcular o ROI de uma compra ou iniciativa de TI para que você saiba como justificar os investimentos e conseguir o apoio para realizá-los na empresa!

O que é ROI (Return on Investment)?

O ROI é, no fundo, uma equação simples. Você adiciona todos os custos de uma compra. Então você quantifica os benefícios. Em seguida, é calculado a porcentagem dos custos que você gera de volta durante um período de tempo especificado em que usufruirá desses benefícios. Na forma de fórmula temos:

Return on Investment = (retorno – custo de investimento) / custo de investimento x 100

Para compras e iniciativas de TI, esse período de tempo normalmente seria de cinco anos ou menos, pois é uma média de tempo em que um hardware ou software é depreciado. Quanto maior o ROI, mais bem-sucedido foi o investimento realizado.

Como faço para calcular o ROI dos meus investimentos em TI?

Parece fácil, mas, na verdade, é um pouco difícil calcular o ROI com precisão. Isso porque o ROI real tem muitos custos e benefícios intangíveis — itens que nunca apareceriam em uma planilha de contabilidade analítica tradicional, mas que ainda são importantes.

Vejamos um exemplo. Digamos que o seu já velho banco de dados de vendas não está mais atendendo suas necessidades. É lento, não capta todas as informações que seus vendedores precisam para ser eficiente em seus trabalhos, entre outros problemas.

Você está pensando em mudar para um sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente baseado na nuvem (CRM), mas quer ter certeza de que o ROI faz sentido. O que fazer? Veja abaixo dois passos que você deve seguir:

1. Adicione os custos

Primeiro, adicione todos os custos de implantação do novo sistema. Escolha um cronograma que faz sentido dado o tipo de tecnologia que você está instalando. Para um sistema de CRM, digamos que você adicionará todos os custos de um período de três anos.

Como é um serviço baseado na nuvem, o resultado disso seria a taxa mensal por usuário, considerando o número de funcionários que a usariam por 36 meses.

Você também deve especificar o custo do treinamento. Isso também é fácil de quantificar. Você calcula o tempo necessário para treinar cada funcionário — digamos um dia útil completo para cada um — e multiplica pelo valor do dia de trabalho deles (salário e benefícios divididos por 365).

Se você precisa contratar um consultor para personalizar a interface para atender às suas necessidades específicas, isso também deve entrar na soma dos custos.

2. Some todos os benefícios

Quando você tenta adicionar os benefícios, as coisas ficam um pouco mais complicadas. Você pode ver desde o início que, após o treinamento, seus vendedores estão muito mais eficazes do que antes e as vendas aumentaram.

Digamos que você atribui toda a diferença nas vendas ao novo sistema. Isso pode ser legítimo se você não fez outras mudanças importantes nos preços ou processos de venda.

Mas e o fato de que o pessoal de marketing e suporte ao cliente também passaram a ser mais produtivos? Eles estão conquistando melhores resultados, mas os sucessos de marketing e suporte são muito mais difíceis de quantificar do que as vitórias de vendas.

A solução é fazer uma estimativa. Digamos que você estime que seus profissionais de marketing e suporte aumentaram a produtividade em 20%. Se essas equipes atualmente possuem oito funcionários no total, isso significa que a mesma quantidade de trabalho pode ser realizada com apenas seis pessoas.

Esses fatores são muito difíceis de ser quantificados com um número exato. No entanto, eles são benefícios válidos que o CRM ajudou a acumular e você deve estimá-los para, por fim, realizar o cálculo do ROI.

Como os investimentos em TI trazem benefícios?

Como falamos, medir os benefícios das operações de TI em números pode ser um pouco complicado. No geral, existem três áreas potenciais em que os investimentos em tecnologia podem compensar e melhorar o ROI, sendo elas:

Aumento da receita

Você possui uma nova fonte de receita como resultado da instalação de um novo sistema? Por exemplo, se você implantar um novo site de comércio eletrônico para permitir que os clientes adquiram seus produtos ou serviços online, as vendas podem aumentar.

Se você vender mais bens ou serviços porque uma nova ferramenta de colaboração permite que seus representantes de serviço ao cliente vendam de forma cruzada quando os clientes chamam sua linha de suporte, esse é um retorno definitivo sobre seu investimento. Mas, como discutimos anteriormente, os intangíveis também podem aumentar as receitas. Esses incluem:

• maior satisfação do cliente;
• capacidade de oferecer melhor serviço ao cliente e suporte;
• maior satisfação e retenção de funcionários (usuários);
• melhores decisões de negócios;
• maior inovação.

Aumento da produtividade

A tecnologia permite aos funcionários fazer mais trabalho em menos tempo. Por exemplo, o novo sistema de CRM pode conter informações mais atualizadas do cliente, o que pode resultar em vendedores chamando menos números errados e gastando menos tempo buscando os dados corretos.

O desempenho da rede pode, também, ser mais rápido e o tempo de inatividade do sistema pode ser minimizado, reduzindo o tempo que leva para que os funcionários façam seus trabalhos. É válido estimar o valor dessas vantagens.

Custos mais baixos

A tecnologia também pode permitir que as pequenas empresas reduzam as despesas. Inscrever-se em um sistema de teleconferência baseado em nuvem poderia reduzir substancialmente as despesas de viagem, por exemplo.

Pode ser capaz, também, de gerar eletronicamente e enviar as faturas por e-mail pode eliminar o custo de impressão e envio. Esses são só alguns exemplos, há muitas maneiras pelas quais os investimentos em tecnologia podem reduzir os custos e todas elas devem ser cuidadosamente avaliadas.

O cálculo do ROI para um investimento em tecnologia é complicado devido aos vários custos ocultos e às formas diferentes de retorno. Sempre que possível, você deve tentar estimar tanto os custos tangíveis e intangíveis quanto os benefícios para justificar o investimento em nova operação de TI e escolher os projetos que mais trarão retornos.

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