Por que todo setor de TI precisa melhorar sua análise de dados?

O setor de TI desempenha um papel central em relação à disponibilização de informações para os demais setores da empresa. Ele é fundamental para que possam gerar relatórios, acompanhar o status de suas operações, disponibilizar informações para clientes e outras atividades com as mais diversas finalidades. Assim, a TI deve garantir que a infraestrutura esteja em ordem, bem como a qualidade das informações armazenadas.

Os equipamentos, sistemas operacionais, softwares e demais recursos utilizados geram informações que descrevem seu funcionamento. São dados como logs — relatórios de funcionamento que mostram erros como: quem acessou ou tentou acessar recursos; eventos como quedas de energia, falhas de comunicação e outras informações conforme as especificidades de cada sistema.

Uma grande quantidade de informações é gerada constantemente. Assim, melhorar a análise de dados é o caminho para que a TI possa desempenhar seu papel com mais qualidade e eficiência.

Vamos mostrar neste post a importância da coleta, análise de dados e do uso de tecnologias como o Big Data para ajudar o setor de TI a ter alta performance. Confira!

Vantagens da análise de dados

A gestão de TI deve assegurar que a estrutura esteja de acordo para suportar as atividades da empresa utilizando os recursos tecnológicos como: fazer a comunicação entre os departamentos da empresa e clientes; acompanhar o cumprimento de seus processos de produção; agilizar fluxo de documentos e execução de atividades burocráticas e até mesmo a realização de suas atividades fins.

Para isso, deve atuar para manter:

Disponibilidade da infraestrutura

A garantia de que atividades serão cumpridas exige que a TI mantenha o bom estado de sua infraestrutura e se informe sobre a disponibilidade dos softwares e tecnologias instalados.

Ao realizar o acompanhamento da infraestrutura disponível, o setor de TI deve estar atento às informações como:

• Uso de disco nos servidores: a partir daí pode verificar se há necessidade de deletar arquivos desnecessários ou se está havendo um excesso de gravação de outros por meio dos sistemas utilizados.
• Quantidade de usuários logados nos sistemas: indicar se está próximo à capacidade suportada pela infraestrutura em vigor.
• Tempo de resposta a requisições: é um indicativo em relação à performance dos softwares, da própria rede e dos equipamentos utilizados.
• Velocidade para o envio de arquivos na rede: indica se o dimensionamento feito para a rede suporta a necessidade de tráfego de informações ou se está havendo transferências de arquivos de forma desnecessária, consumindo assim os recursos alocados.

O registro dessas informações confere à gestão de TI maior embasamento para administrar os recursos e assim mantê-los de acordo com as necessidades da empresa. Ela passa então a ter mais condições para definir linhas de ação que levem a um melhor aproveitamento ou ter critérios mais precisos para aquisição.

Com base em dados, a TI passa a controlar níveis de acesso conforme as funções desempenhadas por profissionais; checar a necessidade de atualização de sistemas, aquisição de licenças; reconfigurar ou até mesmo excluir sistemas que estejam consumindo espaço em disco e memória em demasia.

Porém, em vez de esperar a ocorrência de um problema, com o uso de dados, pode-se antecipar sua solução, tornando esse processo mais preventivo do que corretivo.

Para realizar esse controle de forma ainda mais eficiente, é recomendável que a TI adote a filosofia de gestão Lean. Ela foi criada pela Toyota para ajudar a eliminar desperdícios na utilização de insumos, dedução de burocracia e eliminação de repetição de processos quando podem ser mais lineares. Usando métodos prescritos por essa metodologia, pode-se reduzir o retrabalho e o uso de recursos para executar suas tarefas cotidianas.

Ferramentas para comunicação entre departamentos e com o cliente online e funcionais

A comunicação entre os departamentos da empresa e com os agentes externos como clientes e fornecedores é feita predominantemente por meio de recursos gerenciados pela TI, que deve estar atenta aos fatores como: disponibilidade de serviços de e-mail; serviços de mensagem instantânea; serviços de telefonia; sistemas que indicam o andamento de processos como dashboards.

Para verificação da disponibilidade desses recursos a gestão de TI deve monitorar informações como:

• Espaço em disco rígido nos servidores de e-mail e naqueles onde estão instalados os serviços para troca de mensagens. Como podem haver envios constantes de arquivos de texto, apresentações, imagens e outros tipos de mídia, pode haver rápido comprometimento do espaço em disco.
• Serviços fornecidos por terceiros como provedores de internet e telefonia. Monitorar constantemente se o uso dos recursos está de acordo com o contratado, bem como se eles estão cumprindo devidamente os acordos de nível de serviço.
• Funcionamento das APIs e sistemas web utilizados para disponibilizar informações para clientes e fornecedores.

Uso de dados para manter a qualidade dos serviços de TI

A TI deve disponibilizar para os demais departamentos estrutura física e software. Assim, coletar e analisar dados que indicam o uso dessa complexa estrutura passa a desempenhar um papel-chave para fornecer um serviço de qualidade para os departamentos da empresa e agentes externos.

A validação do serviço que a TI fornece se dá por meio de métricas como tempo de resposta às requisições e quantidade de recursos alocados versus a demanda que seu uso impõe. Elas indicam se a estrutura será suficiente, e antecipar-se às necessidades geradas pelo uso dos recurso tecnológicos é muito importante para manter a TI em sintonia com a estratégia de negócios da empresa.

Para isso se pode lançar mão de recursos como:

Uso de tecnologias para visualização de dados

Com o uso de dashboards, os gestores passam a ter uma condição de analisar, em apenas uma tela, uma quantidade muito maior de informações, sobre diversos aspectos. Eles facilitam também a comparação de informações, visualização de séries históricas e status dos serviços. Assim, dão agilidade para o gestor atuar ao identificar gargalos e algum recurso que esteja próximo de seu esgotamento.

Aplicação de Big Data

A partir de logs de equipamentos, softwares e relatórios constantes que indiquem o status da infraestrutura, um grande volume de informações é gerado o tempo todo. A utilização de Big Data é indicado para esse cenário, pois tem ferramentas para analisar essa grande quantidade de informações, a partir de algoritmos e modelos estatísticos, que permitem um melhor entendimento do funcionamento da estrutura de TI com base no histórico de informações geradas.

Outro benefício do uso de Big Data são os insights que podem ser obtidos a partir de um grande volume de dados analisados. Pode-se, assim, predizer a ocorrência de eventos futuros, como um risco de sobrecarga na rede.

O uso de Big Data também pode levar à prescrição de melhorias em processos utilizados pela TI para gerenciamento de riscos, manutenção de infraestrutura e modelos de gestão. Esses benefícios são muito úteis, especialmente quando se faz uso de metodologias como ITIL e COBIT para governança de TI.

Desse modo, vemos que com o uso de dados para orientar suas decisões, o setor de TI passa a ter uma condição diferenciada para fornecer aos demais departamentos da empresa um serviço com qualidade e com alta disponibilidade. O uso de tecnologias emergentes, como Big Data e modernos dashboards, auxilia na interpretação desses dados e, assim, dá uma condição privilegiada para o gestor de TI tomar decisões com agilidade e precisão.

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