Como o Lean IT auxilia na implantação de novos processos na TI?

O Lean IT é uma filosofia de gestão que pode reduzir os desperdícios de projetos e rotinas na área de tecnologia da informação, maximizando a produtividade e agilizando a entrega de valor.

O conceito de Lean nasceu como uma derivação do Sistema Toyota de Produção, que revolucionou a manufatura nos anos 60 e se expandiu para outros contextos nas próximas décadas. Nos anos 90, diversas empresas de TI começaram a aplicar elementos dessa filosofia em busca de mais eficiência e entrega de valor.

Neste artigo, explicaremos melhor o que é o Lean IT e como essa filosofia pode auxiliar na implementação de novos processos de TI. Boa leitura!

Conhecendo melhor o Lean IT

O objetivo principal do Lean IT é maximizar a geração de valor do time de TI ao mesmo tempo em que todos desperdícios são eliminados. Essa é uma filosofia que complementa frameworks de boas práticas como a ITIL e o COBIT e também ferramentas do método ágil, como o Scrum e o XP Programming.

O Lean IT nasceu quando profissionais de tecnologia começaram a enfrentar desafios análogos àqueles que a indústria confrontava no começo dos anos 60, como a gestão de recursos humanos, a dificuldade de gerar valor real com produtos e serviços e a complexidade envolvida na integração de áreas diferentes.

O ponto principal do Lean IT consiste na identificação e eliminação de desperdícios. E isso é feito com a visualização e a análise do fluxo de valor, que é a forma que os serviços proporcionados pela TI vão dar suporte e maximizar a entrega de valor de uma empresa.

Além disso, o Lean IT também promove a adoção de métodos de gestão de qualidade e da chamada melhoria contínua, ou Kaizen, que consiste no aprimoramento regular dos processos em busca de mais produtividade, custo menor e maior segurança.

Na prática, essa filosofia transforma o ambiente organizacional com uma mudança significativa de comportamento e atitude dos profissionais, que ao aderir aos conceitos pregados pelo Lean IT conseguem enxergar melhor o seu papel e responsabilidades dentro da organização.

Os impactos do Lean IT nos processos de TI

Um dos elementos chave da filosofia Lean é o sistema Pull, que é uma maneira diferente de estruturar os processos de uma organização do que o tradicional sistema Push.

A palavra em inglês Pull pode ser traduzida como puxar e é justamente essa a ideia deste tipo de sistema. Nele, toda produtividade é atrelada a uma demanda que “puxa” os produtos através das etapas e processos de uma cadeia produtiva.

Com isso, o trabalho só é executado se existe algum tipo de demanda por ele, minimizando os desperdícios. O sistema Pull contrasta com o sistema tradicional, ou Push, em que os produtos são empurrados pelas etapas do processo produtivo e muitas vezes, ao final deles, não atendem a nenhuma demanda real.

Essa perspectiva diferente altera toda a forma que os serviços de TI são estruturados em uma organização. Quando existe uma orientação baseada em Lean IT na organização, cada processo novo implementado na TI é feito considerando uma demanda real baseada em necessidades diagnosticadas por dados.

Isso é um benefício bem significativo para a gestão de TI, que consegue entregar resultados mais significativos aos seus clientes com processos alinhados às demandas reais deles. Com isso, a produtividade é mais ágil e a eficiência operacional do setor, maior.

Outra vantagem significativa é que os conceitos e práticas do Lean IT, quando bem utilizados, auxiliam no uso racional da infraestrutura de TI existente para agilizar a entrega de valor. O planejamento mais preciso facilita tanto a implementação de novos serviços como a modificação de serviços existentes.

A padronização de processos com o Lean IT

Para reduzir custos e maximizar a entrega de resultados, o Lean IT também trabalha a estruturação de processos e determinação de padrões como um elemento crucial para um fluxo de valor eficiente. Com processos estruturados, é mais fácil isolar e identificar o valor do trabalho do time de TI.

Ao estruturar um processo, são determinadas as entradas que serão transformadas ao longo das etapas de produção e ao fim delas entregue como saídas para o cliente. Cada etapa do processo e a forma que o trabalho é feito nela é descrito em detalhes, constando também os profissionais responsáveis.

Esse tipo de documentação facilita a gestão e a organização das rotinas do time de TI. Mesmo um administrador que não tenha o perfil técnico da área conseguirá compreender de forma ampla como funciona de forma geral o trabalho na tecnologia.

Além disso um processo bem estruturado e construído de acordo com uma demanda real será mais eficaz e vai gerar mais valor ao cliente, pois qualquer tipo de desperdício ou atividade desnecessária é facilmente identificada e eliminada.

A importância do cliente no Lean IT

No Lean IT, o cliente está no centro das atenções. Todas as atividades e recursos do setor devem estar direcionados para atender a uma demanda que se inicia nele. Valor ao cliente é um dos princípios do Lean e quando existe essa mentalidade a equipe se torna mais eficaz e eficiente em seu trabalho.

E para que isso seja executado, existem diversas técnicas relacionadas ao Lean IT que permitem que a produtividade da equipe de tecnologia compreenda melhor quais são as demandas e necessidades do cliente.

Com frameworks como a ITIL e o COBIT, é possível estabelecer formatos que vão simplificar até o diálogo entre os profissionais técnicos da TI e a área de negócios, facilitando o relacionamento e a integração entre essas áreas.

Dessa forma, fica mais simples identificar quais funcionalidades no produto final realmente vão entregar valor e o que seria desperdício e não precisa ser implementado.

Essa interação mais estreita com o cliente é uma das razões pelas quais com o Lean IT é possível entregar produtos mais valiosos em um tempo de desenvolvimento menor.

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