Metodologia BPM: a solução para melhoria de processos

Aliar produtividade e custos é, sem dúvida, um dos grandes desafios para a maior parte das empresas. Estabelecer uma lógica de eficiência plena é uma tarefa complexa, a qual exige um acompanhamento proativo e incisivo em praticamente todos os processos, sejam eles macro e/ou micro.

Nesse cenário, conceitos e ferramentas voltadas para um melhor mapeamento, análise e gestão de processos empresariais ganham destaque. Exemplo disso é a conhecida metodologia BPM, cuja estrutura, funcionamento e benefícios passaremos a discorrer mais profundamente adiante.

Deseja melhorar os resultados do seu negócio, inovar e, ainda, imprimir a eficiência como característica marcante em todas as atividades desenvolvidas nele? Então, conhecer e aprender um pouco mais sobre a BPM pode lhe ser muito útil. Continue lendo e confira no post de hoje as informações mais relevantes sobre esse tema. Acompanhe:

Em que consiste a metodologia BPM?

A metodologia BPM (Business Process Management) diz respeito a um conjunto de técnicas de gestão que tem como escopo auxiliar as empresas a conhecerem, estudarem e administrarem de forma mais ampla e integrada todos os seus processos.

A BPM assume uma grande importância ao servir como ferramenta de detecção de eventuais falhas que, sem a sua utilização, não poderiam ser visualizadas ou levariam mais tempo, ocasionado mais prejuízos a empresa, por exemplo.

Além disso, de maneira direta, a metodologia torna os processos ao mesmo tempo mais eficientes e eficazes, aumentando a competitividade do negócio. Mas isso não é tudo, como veremos a seguir.

Qual a principal frente da BPM?

O principal impacto da utilização da metodologia BPM nas empresas, como dito, é percebido na formulação e execução de ações voltadas ao aprimoramento dos processos empresariais, dentre os quais podemos citar:

• mapeamento mais completo;
• condução mais eficiente;
• maior controle sobre a cadeia;
• modelagem mais qualificada;
• redução de custos;
• otimização contínua;
• análise mais ampla, entre outros pontos.

Toda a operacionalização desse conceito se dá a partir da coleta e análise de dados que, ao serem confrontados com os objetivos da organização, fornecem informações precisas sobre as necessidades mais latentes para se atingir as metas e objetivos do negócio e, principalmente, imprimir uma maior eficiência na execução.

Dessa forma, pode-se dizer que o foco da metodologia BPM é o de modelar, gerir e aprimorar constantemente o fluxo de todos os processos empresariais internos e externos de uma organização, sejam eles de negócio, gerenciais ou organizacionais. Além disso, a BPM estende seus benefícios aos subprocessos — isto é, aquelas atividades realizadas dentro de um processo de negócio.

Por que a BPM é importante?

Toda organização possui sua forma de conduzir e gerenciar os seus processos — ou pelo menos deveria ter. A ausência de uma sistemática adequada para controlar o fluxo de tarefas, atividades e processos, podem ensejar inúmeras inconsistências na operação da empresa. Por exemplo, pode-se experimentar os seguintes problemas:

• baixa produtividade comparada aos custos sofridos;
• alocação ineficiente de recursos, sejam eles de ordem humano ou estrutural;
• dificuldade na tomada de decisão;
• perda de tempo;
• aumento do número de erros;
• descontrole gerencial, entre outros.

Em resumo, a empresa pode mergulhar em um caos operacional a medida que a quantidade de processos aumenta e mais pessoas são envolvidas neles. Mas, isso só ocorre se nada for feito.

Quais os aspectos mais estratégicos experimentados ao adotar a BPM?

Como vimos, a BPM tem uma importância ímpar para manter a organização da empresa e evitar que ela incorra nas situações descritas. Por outro lado, a sua adoção mostra um ganho de eficiência significativo nos seguintes pontos do gerenciamento de processos:

1. Análise

Uma das grandes vantagens da BPM é melhorar a gestão da informação, especialmente por meio da automatização de processos. Tal benefício torna a análise de dados mais abrangente e simplificada, ajudando a identificar processos que podem ser criados ou otimizados para atender às necessidades do negócio e, assim, melhorar o desempenho.

2. Mapeamento

Com auxílio da tecnologia, bem como da automação, o mapeamento dos processos se torna mais completo, o que traz mais clareza sobre a forma como as atividades estão distribuídas dentro da empresa. Assim, por meio deste mapeamento, é possível identificar gargalos e coordenar melhor a execução de tarefas para aumentar a satisfação do cliente.

3. Modelagem

Se você pode mapear e analisar melhor, pode também modelar da mesma forma. Uma vez finalizado o projeto do processo, ele pode ser modelado usando diferentes técnicas para observar seu comportamento. Se um funcionamento satisfatório não for observado, as alterações de design podem ser feitas iterativamente — vale lembrar que existem softwares para efetivamente modelar e avaliar processos.

4. Execução

Um modelo próprio de processo da empresa pode ser executado valendo-se de mecanismos e regras de negócios para governar a execução de cada atividade. Nesse contexto, a BPM permite uma avaliação mais eficiente na hora de compor esse modelo, posto que facilita a mensuração dos resultados do negócio frente aos custos e nível de infraestrutura utilizada.

5. Monitoramento

Com a BPM, durante a execução, os processos podem ser monitorados ativamente para gerar dados e relatórios para mensurar o desempenho de cada um, além da checagem de erros e inconformidades.

O monitoramento permite que as empresas avaliem as soluções BPM executadas contra modelos de design correspondentes e contra KPIs relevantes. Os dados coletados em tempo real ou monitoramento também podem ser usados ​​por softwares de análise preditiva para prever problemas.

6. Otimização

Os dados das fases de modelagem e monitoramento podem ser usados ​​para identificar áreas da solução que podem ser melhoradas para obter maior eficiência e melhor valor. A partir de todos os elementos citados pode-se estabelecer um suporte maior para a tomada de decisões focada na otimização dos processos e da empresa como um todo.

Por fim, como foi possível perceber, a metodologia BPM atua como um fator altamente estratégico na condução da empresa. Ao facilitar a coleta de dados e melhorar a transparência dos processos a partir de um mapeamento mais amplo, os gestores e gerentes de TI tem nesse conceito um forte aliado para garantir a máxima eficiência empresarial.

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