Sistema SAP: entenda como otimizar os custos

Muitas empresas vêm optando pela implementação de sistemas SAP como forma de integrar todos os dados e processos da organização em um único lugar, assim agilizando a tomada de decisões e alcançando mais competitividade no mercado.

Caso você não saiba, um sistema SAP é um ERP (Enterprise Resource Planning) desenvolvido pela empresa multinacional alemã SAP e voltado para a gestão de processos empresariais, tais como faturamento, estoque, produção, CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente), compras, vendas e patrimônio.

Mas muito além de um software, o SAP é um sistema processual que otimiza tarefas e facilita a gestão de organizações no mundo inteiro.

Quer saber como um sistema SAP pode impulsionar os seus negócios? Então veja, a seguir, quais são as principais vantagens e desafios da implementação de um sistema SAP e entenda como ele pode alavancar os resultados da sua empresa:

Benefícios de um sistema SAP

O fato é que os sistemas SAP possuem uma arquitetura que atende a qualquer nicho de negócio – seja indústria, comércio ou serviços – e podem ser implementados em empresas de qualquer porte.

Por isso, também já existem soluções voltadas para atender às demandas de setores específicos, como varejo, telefonia, agronegócio e setor automobilístico, por exemplo.

Entre as principais vantagens da implementação do SAP, podemos citar:

• informatização de todos os processos — como elimina os processos totalmente manuais, o SAP reduz a incidência de erros humanos e evita retrabalhos;
• redução da carga de trabalho — tendo em vista que as tarefas repetitivas serão automatizadas, o SAP diminui a carga de trabalho manual;
• padronização de processos — ao parametrizar tarefas, é possível reduzir erros no lançamentos de dados;
• lançamento único de dados — uma informação lançada estará imediatamente disponível em todos os módulos, para todas as áreas, o que elimina a redundância de lançamentos;
• gerenciamento abrangente — por meio do SAP, é possível gerenciar diversas empresas, franquias e filiais em uma única ferramenta;
• análise de riscos e oportunidades — o SAP fornece funções analíticas que ajudam a identificar riscos, localizar oportunidades e gerar insights com base em informações de qualidade.

Dificuldades de implementação

Como já mencionamos, o SAP é muito mais do que um software e este é o maior desafio na sua implementação.

Já que demanda algumas mudanças significativas nos processos internos, é preciso que a empresa e os usuários vençam a resistência à inovação, adaptem-se a outro modelo de trabalho e sejam capacitados para o uso de novas ferramentas. Também por isso, a implementação de um projeto SAP envolve diversos profissionais com expertise suficiente para trabalhar com essas plataformas e soluções.

Por outro lado, a implementação do SAP está relacionada com incorporação das melhores práticas do mundo aos processos internos das organizações, o que se traduz em uma vantagem competitiva.

É nesse ponto que entram as consultorias SAP. Em primeiro lugar, uma consultoria SAP poderá analisar os processos da sua empresa, sugerir mudanças, configurar a solução SAP de acordo com as suas necessidades e dar suporte para a área de tecnologia e para a organização como um todo nesse momento de transição.

Em um momento seguinte, a sua empresa precisará dar sequência ao uso da ferramenta e realizar a manutenção do sistema. Caso não tenha uma equipe própria de especialistas em SAP, caberá a uma consultoria especializada fornecer o suporte à ferramenta quando ela já estiver em ambiente de produção.

Boas práticas na adoção do SAP

Existem algumas práticas que devem ser consideradas se você quiser alavancar as chances de sucesso da implementação de um sistema SAP na sua empresa.

Primeiramente, avalie a possibilidade de realizar um programa de treinamento SAP com consultorias especializadas, o que pode ajudar a preparar seus colaboradores para trabalhar com a ferramenta no futuro.

Além disso, é importante dispor de um gerente com experiência em SAP dentro da organização, para fazer a gestão da consultoria contratada, disseminar esse conhecimento no ambiente de trabalho e dar continuidade à ferramenta depois que ela for implementada.

Outros passos fundamentais para garantir o sucesso da adoção do SAP são:

Planejamento

A verdade é que a implementação de um sistema SAP ocorre de maneira diferente em cada caso, pois leva em conta as necessidades e os processos particulares da organização na hora de implantar e adaptar os módulos.

Em outras palavras, é um processo altamente customizável, embora, na maior parte das vezes, a implementação do SAP utilize módulos pré-existentes – o que é mais fácil, ágil e oferece menos riscos para a empresa.

Por isso, planejamento é fundamental: coloque em um documento todas as etapas previstas para a implementação do SAP na sua empresa, incluindo padrões de qualidade e maneiras de verificá-los. Com isso em mãos, será mais fácil verificar o andamento do processo enquanto ele ocorre.

Acompanhamento

Iniciada a implementação do sistema SAP, não deixe de acompanhar a sua execução! Nessa etapa, os gestores e o setor de TI deverão oferecer suporte aos colaboradores, divulgando informações a todos os envolvidos e sugerindo melhoria nos processos sempre que possível.

Se seus colaboradores entenderem o valor dessa mudança para os negócios da empresa, eles serão seus principais aliados nesse momento de transição.

Avaliação

Não esqueça de que, para além de envolver os colaboradores na mudança, é preciso considerar o feedback recebido para identificar o que pode ser melhorado no processo como um todo. Com isso, você também terá uma visão mais global sobre o impacto dessa transformação nos negócios como um todo.

Alguns cases de sucesso

A Kalendae conta com alguns cases sucesso na adoção do SAP entre seus clientes. Quer um exemplo?

No setor público, a Kalendae liderou uma das primeiras implementações em um ambiente cloud, focando na gestão de desempenho de um órgão específico. E apesar de o setor público ainda hesitar em aderir aos ambientes cloud, o case gerou uma mudança de conceito e já atraiu a atenção de outras organizações.

Já no setor de agronegócio, em um laboratório voltado para a saúde animal, a Kalendae implementou uma solução voltada para o tratamento de resíduos a partir do modelo standard do SAP. Ao fazer alterações no próprio SAP para gerenciar o trânsito de resíduos, dispensando a implementação de uma solução mais cara, o cliente economizou e atingiu seu objetivo inicial – tudo isso em um projeto com um mês e meio de duração.

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