Aprenda de vez como fazer uma análise de impacto no negócio mais eficaz

A análise de impacto no negócio (Business Impact Analysis — BIA, do inglês) permite ao gestor determinar e avaliar os potenciais efeitos que uma interrupção, decorrente de fatores mínimos ou extremos (como desastres naturais ou acidentes fatais), pode causar às atividades críticas da empresa.

Suponha que uma companhia, denominada XYZ, prestadora de serviços financeiros, passe por eventual indisponibilidade do sistema devido a problemas que danificaram os principais servidores de rede, acarretando, inclusive, perda de dados. Qual seria a dimensão do impacto causado?

Dependendo do tempo indisponível, a XYZ correria sérios riscos de fechar as portas. Considerando que a transformação digital mudou a forma como a maioria das empresas opera, de modo que elas dependam da Tecnologia da Informação (TI) para manterem-se competitivas no mercado, a análise de impacto no negócio é ainda mais essencial.

Sem ela, o empreendimento fica consideravelmente vulnerável. Ter a plena noção do quanto as ameaças existentes podem afetar o negócio é, basicamente, o ponto de partida para se precaver, ou seja, elaborar planos de continuidade, amenizando todos os riscos envolvidos.

Mas como a análise é feita? A quem se delega essa tarefa? Como o outsourcing de TI pode ajudar? Continue a leitura para encontrar as respostas!

A análise de impacto no negócio para TI

O processo de BIA é conduzido por um especialista, a que nos referiremos como coordenador de continuidade de negócio. Ele pode ser um funcionário da empresa ligado à gestão de TI ou um consultor.

A missão desse profissional é avaliar, precisa e coerentemente, a potencialidade do impacto que determinado tipo de evento pode causar em cada departamento. Para tanto, ele tem duas alternativas: entrevistar os gestores e tomar como base as informações coletadas ou fazer com que eles se encarreguem de preencher os questionários.

A segunda opção é menos viável, pois demandaria workshops para a devida orientação dos gestores acerca do propósito da BIA. Vale destacar que, independentemente da escolha do coordenador, é necessário elaborar os questionários, prezando sempre pela objetividade.

As perguntas contidas no item colocarão o gestor frente a possíveis causas de indisponibilidade; caberá a ele preencher os campos de resposta de acordo com o nível do impacto que o problema causaria. Pode-se, por exemplo, estabelecer quatro níveis de impacto:

1. marginal (baixo dano);
2. tolerável (prejuízo administrável);
3. alto (coloca o negócio em risco);
4. catastrófico (riscos de falência).

Na prática, o entrevistado analisará o nível de impacto (de 1 a 4) sobre cada evento hipotético. Três horas de indisponibilidade do sistema no setor contábil tende a gerar prejuízos menores, por exemplo, visto que as atividades não se relacionam com a prestação de serviço ao cliente. Portanto, seu impacto é 1.

Em contrapartida, se o problema ocorre num departamento ligado ao core business, o impacto tende a ser exponencial. O coordenador de continuidade de negócio deve ser perspicaz ao analisar a coerência do entrevistado, orientando-o a refletir por meio de uma visão macro da situação.

O ponto é: o impacto gerado é suficiente para quebrar a empresa? Se sim, qual o nível de influência nisso? É fundamental entender como o carro-chefe da companhia é afetado por cada departamento.

Contudo, não só o impacto deve ser avaliado na BIA: questões relativas ao limite aceitável de informações perdidas, aos recursos necessários para a recuperação do negócio e à dependência de fornecedores — cabendo ao coordenador atentar às cláusulas do contrato assinado pelas partes — também precisam compor o processo.

A importância da comunicação entre os gestores

A princípio, o coordenador de continuidade de negócio tem o poder de avaliar os riscos por conta própria, presumindo que seu conhecimento acerca do plano de negócio seja suficiente para tal. Porém, pela falta de expertise em todas as áreas da organização, sua análise acabaria por ser intuitiva e inconsistente.

Nesse sentido, a comunicação entre os gestores é essencial para o alinhamento necessário a uma análise eficaz. A partir do conhecimento técnico e estratégico de cada um deles, as conclusões se tornam condizentes com a realidade — sem isso, todo o trabalho de análise será inútil.

O impacto sobre o foco no core business

Realizar a análise de impacto no negócio ajudará a empresa em aspectos que vão além da própria continuidade do serviço. De certa maneira, o trabalho do coordenador traz uma espécie de mapeamento dos processos e departamentos cruciais para o empreendimento, os quais exigem atenção maior.

“O que leva uma companhia a não saber que atividades são essas?”: presumimos que seja essa a sua pergunta. É comum, sobretudo devido ao crescimento e às inovações, que empresas percam o foco nas atividades críticas ao lidar com diversas outras ao mesmo tempo.

Exemplos disso são organizações que investiram pesado em inovações tecnológicas e hoje operam em função da TI. O setor é fundamental para manter o negócio em funcionamento, porém a qualidade e o desempenho do serviço não estão necessariamente ligados a ele (mas sim às equipes que trabalham diretamente ao que é entregue ao cliente).

Os prejuízos da perda de foco para o core business

Planejamento mal feito

A razão de existir da empresa deve ser o centro das atenções. Caso contrário, o planejamento será direcionado a aspectos menos relevantes e, com isso, são grandes os riscos de a concorrência prevalecer.

Falta de mobilidade

Quanto mais dispersa é a organização, maior é o número de processos e, consequentemente, cresce a burocracia. Os processos críticos devem fluir rapidamente, para garantir o bom desempenho.

Baixo desempenho

Concentrar esforços em tarefas secundárias prejudica o desempenho de uma companhia, o que, por sua vez, gera a insatisfação do cliente. E isso prejudica sua reputação no mercado.

Desperdício de tempo

A empresa perde um tempo precioso lidando com atividades desconexas do core business, visto que elas não geram valor para o cliente. Em outras palavras: ela perde dinheiro!

Passos para solucionar o problema

Identifique os processos cruciais para o negócio

Separe o que é importante e classifique as demais atividades como secundárias ou complementares. Não é uma questão de rebaixar alguns departamentos, mas sim de dar a devida prioridade a outros.

Reavalie as atividades periodicamente

Reavaliar as tarefas executadas na empresa ajudará a evitar que o foco seja perdido com o tempo.

Invista em tecnologia e inovações

Várias atividades corriqueiras, que fazem seus funcionários perderem tempo, podem ser automatizadas graças às ferramentas tecnológicas disponíveis. É sempre bom ficar de olho nas inovações que agreguem desempenho aos colaboradores.

O papel do outsourcing de TI na eficiência do negócio

Uma grande solução para evitar distrações e a perda de foco nos principais processos é a terceirização. Delegando algumas áreas a empresas especializadas, o negócio economizará dinheiro e, de quebra, ganhará em eficácia.

Departamentos complexos, como o de TI, quando fornecidos por uma parceira, desafogam a empresa de todos os problemas pertinentes ao setor. Também é possível otimizar os processos com equipamentos de última geração, sistemas atualizados, segurança e funcionários qualificados.

Ou seja: trata-se de um suporte e tanto para a gestão de TI. E isso é útil inclusive para a análise de impacto no negócio.

Gostou de nosso post? Que tal, agora, saber mais sobre a colaboração do outsourcing de TI para as corporações? Boa leitura!