Automação de indicadores x planilhas: o que é melhor?

Fazer a gestão de uma empresa implica tomar decisões a todo o momento. Um item que tem sido indispensável para os gestores diante desse desafio é a informação. Essa, por sua vez, costuma ser obtida por meio de planilhas e, nos ambientes mais inovadores, usando a automação de indicadores.

As planilhas do Excel (e similares) representam um cenário bastante comum nos processos corporativos. Embora sejam poucos os profissionais que efetivamente dominam a ferramenta, é inegável que a vasta gama de recursos básicos contribui para a produtividade dos colaboradores.

No entanto, com o surgimento de soluções inovadoras, a automação de indicadores chegou como a evolução desse processo. Devido à competitividade e necessidade de aprimorar a qualidade do produto entregue ao cliente, a automação tem sido uma saída para muitas empresas focarem os processos mais importantes.

Mas a que ponto a automação de indicadores pode oferecer mais vantagens ao seu negócio, em comparação aos benefícios que as boas e velhas planilhas já proporcionam? Descubra a resposta no paralelo apresentado abaixo!

A automação de indicadores

Daremos início ao conteúdo conceituando a automação de indicadores para que o recurso fique bem claro, certo? Então, vamos lá!

Se você é um gestor de TI ou entusiasta de inovações em tecnologia, provavelmente já ouviu falar dos dashboards. É importante que os destaquemos como elemento principal da automação de indicadores.

Para quem não sabe, dashboards são painéis desenvolvidos para ambiente web, o qual permite que dados e informações sejam visualizados pelo navegador (browser).

Nesses painéis são apresentados todos os indicadores relevantes para o gestor. Até por isso, a tecnologia é frequentemente comparada aos painéis de veículos, os quais exibem indicadores fundamentais para o condutor, como:

• velocidade;
• quantidade de combustível;
• quilometragem;
• pressão de óleo;
• bateria etc.

Quando o gestor tem em mãos todos os indicadores dos quais precisa, podendo acessá-los fácil e seguramente, ele passa a ter melhores condições de guiar o seu departamento para o caminho certo.

Por fim, como o próprio nome diz, o grande propósito da automação é eliminar os procedimentos manuais, tornando os processos mais ágeis e eficientes.

Vantagens da automação de indicadores

Flexibilidade

Quando aplicada na TI, a flexibilidade é uma palavra que pode representar uma série de benefícios.

Por exemplo, como os indicadores ficam acessíveis de qualquer dispositivo conectado à Internet, não importa o local em que o gestor se encontre — desde que haja sinal, obviamente.

Essa vantagem é extremamente útil para empresas cujos colaboradores passam pouco tempo na sede e, com isso, pouco acessam os recursos do ambiente interno.

Segurança

Os painéis de indicadores são acessados mediante autenticação, isto é, todos os funcionários que desejam usar o dashboard precisam fazer login.

Na mesma medida em que o acesso é controlado, as informações ficam menos sujeitas a serem acessadas por indivíduos não autorizados, diferentemente das planilhas.

Como estamos falando de uma tecnologia de ambiente web, as informações estarão armazenadas remotamente, em um ambiente seguro e sob a responsabilidade de quem fornece o serviço.

Interface gráfica

A interface dos painéis é intuitiva, responsiva (adapta-se a quaisquer dispositivos) e, acima de tudo, atrativa ao usuário final. Na prática, os dashboards fornecem menus que facilitam a navegação, além de apresentarem as informações por meio de gráficos.

Integração com funcionários

Fornecer opções de indicadores adequadas a cada departamento é algo que a automação de indicadores permite fazer, ou seja, todas as equipes terão um painel com opções personalizadas.

Outro atrativo da integração é que as informações podem ser compartilhadas sem que seja preciso sair do ambiente.

Desvantagens da automação

Conexão com a Internet

Não ter acesso ao painel de indicadores quando a conexão com a Internet oscila ou fica indisponível é uma desvantagem da automação. Além disso, a falta de conectividade interrompe a adição de novos dados e informações.

Implantação

A automação de indicadores requer um processo de implementação, ou seja, há um investimento e, possivelmente, uma mudança no ambiente e na filosofia da empresa para que a tecnologia entre em vigor.

Bugs

Toda e qualquer aplicação de software está sujeita aos bugs (falhas de sistema), sendo assim, é preciso contar com um suporte de alto nível para reduzir ao máximo o tempo de indisponibilidade.

O que são planilhas?

As planilhas em si praticamente dispensam apresentação, visto que até os usuários de computador mais comuns já tiveram acesso a uma planilha feita no Excel, por exemplo.

De qualquer maneira, as planilhas tiveram um papel crucial na evolução dos processos de coleta, registro e armazenamento de informações. O ambiente informatizado começou a virar uma marca das empresas que se modernizavam.

Graças à intangibilidade das planilhas, ambientes corporativos tiveram que lidar menos com a papelada, o que se refletiu em redução de custos, praticidade e produtividade.

Vantagens das planilhas

Portabilidade

Diferente dos dashboards, as planilhas podem ser armazenadas em dispositivos (pen drives, HDs externos, cartões de memória etc.), bem como encaminhadas via e-mail ou, até mesmo, hospedadas na nuvem.

Implantação

A implementação de um software de produtividade, como o pacote Office, costuma ser uma medida padrão entre as empresas, logo, um programa como o Excel, além de ser facilmente instalado, já tende a estar presente em todas as máquinas.

Variedade de recursos

As planilhas contam com diversas fórmulas e funções que permitem incrementar as suas funcionalidades, fazendo com que a inserção de dados seja mais rápida.

Por exemplo, quando cálculos de alta complexidade fazer parte do processo, basta configurar a planilha para que as fórmulas sejam aplicadas automaticamente. Vale destacar que os macros podem ajudar muito nesse sentido.

Independência da Internet

Decerto, a maior vantagem das planilhas em relação à automação de indicadores é a possibilidade de uso offline. Os arquivos são armazenados no disco rígido ou outros dispositivos de armazenamento, podendo ser acessados mesmo que não haja conexão com a Internet.

Desvantagens das planilhas

Obsolescência

Ainda que continuem dando suporte aos gestores nos dias atuais, as planilhas não apresentaram evolução considerável, não houve uma renovação, o que compromete a sua vigência na medida em que surgem tecnologias mais adequadas aos objetivos e exigências das empresas.

Falhas humanas

Por ser um instrumento usado manualmente, as planilhas estão mais sujeitas aos riscos de falhas humanas, como o registro de uma informação incorreta ou o seu próprio esquecimento.

Devemos lembrar que o acumulo de tarefas e o estresse são fatores que nos levam a cometer esses erros; já o sistema é imune a isso.

Uso de tempo

Alguma vez você ouviu a expressão “tempo é dinheiro”? Pois então, a partir do momento em que os colaboradores dedicam parte do tempo registrando informações nas planilhas, eles perdem o foco nas atribuições mais importantes.

Segurança e backup

Como as planilhas são arquivos armazenados no disco rígido do computador, elas são vulneráveis às ameaças que cercam os ambientes de TI (roubo e sequestro de dados, por exemplo).

Isso torna necessário o estabelecimento de um cronograma de backup, pois, caso as planilhas sejam perdidas a empresa gastará muito dinheiro para recuperá-las.

Se a empresa investe na automação de indicadores significa que ela usa dashboards, o que minimiza as consequências desses tipos de desastres.

Aliás, essa é um dos motivos que levam empresas a utilizarem dashboards. Acompanhe este artigo para melhor entender a importância dos painéis de indicadores.