Gestão de processos: como implantar o Business Process Management?

Muito se tem falado no Business Process Management (BPM). Não é à toa, já que, com a crise política e econômica, as empresas vêm sofrendo duras consequências. Os registros de falência estão aumentando, a confiança do consumidor caindo e o desemprego só cresce. Para piorar, a recuperação da recessão é lenta e as projeções de receitas futuras não são nada animadoras.

É comum que, nesse cenário, as empresas direcionem todos os seus esforços para a redução de custos. Mas, para ter grande impacto, é preciso começar por um dos setores mais importantes: o de TI. Sendo assim, é necessário encontrar maneiras de melhorar a eficiência operacional, prestando mais atenção ao gerenciamento de recursos e à melhoria dos processos.

É aí que entra o BPM. Com o intuito de analisar, melhorar, controlar e monitorar os processos do setor, torna-se uma metodologia eficaz a ser usada em tempos de crise. Processos otimizados representam o aumento da produção com qualidade, em menos tempo e com menor desperdício de recursos.

Gostou da ideia? Confira a partir de agora o que é Business Process Management e como implementá-lo com sucesso na sua empresa!

O que é Business Process Management?

O conceito de Business Process Management abrange a forma como estudamos, identificamos, mudamos e monitoramos os processos executados na área de TI para garantir que eles sejam executados sem qualquer problema e, de quebra, possam ser melhorados sempre que for possível.

Ele representa a melhoria de gerenciamento dos processos a fim de alcançar três resultados principais:

• clareza nos objetivos estratégicos;
• alinhamento dos recursos com as operações de TI;
• aumento da disciplina nas operações diárias.

O BPM é uma abordagem que também pode ser estruturada em toda a empresa e baseia-se na premissa de que você deve ter uma visão de processos abrangente o suficiente para entender quais produtos e serviços os clientes valorizam mais.

Ao compreender melhor os principais processos que a sua empresa desempenha para atender às necessidades desses clientes, pode alinhar a sua capacidade de produção com as expectativas deles.

Nesse contexto, os processos que são ineficientes e/ou ineficazes na entrega do que os clientes exigem são claramente identificados e passam por melhorias ou são eliminados, se forem desnecessários.

Um processo eficiente, nesse caso, seria aquele em que os recursos consumidos seriam o mínimo necessário para atingir o objetivo. Um processo eficaz seria aquele capaz de entregar produtos e serviços de acordo com as exigências legais e dos consumidores, alinhando-se às expectativas deles.

Quais os principais benefícios da implementação do BPM?

Conheça agora os principais benefícios que o BPM proporciona ao setor de TI e à empresa como um todo:

• transfere know-how para garantir que os profissionais se qualifiquem e ganhem autonomia para manter e desenvolver capacidades futuras;
• permite que os gestores definam processos mais aprimorados e os testem antes da implementação;
• simplifica os processos executados para gerar eficiência e eficácia por meio da agilidade;
• possibilita gerenciar riscos e cumprir melhor os regulamentos de conformidade;
• direciona as habilidades desenvolvidas para o foco nos objetivos estratégicos;
• melhora os níveis de atendimento ao cliente, aumentando a satisfação deles;
• fornece melhorias no custo, produtividade, pontualidade e qualidade;
• fornece maior visibilidade das operações desempenhadas;
• introduz novos projetos de processo mais rapidamente;
• identifica, visualmente, problemas nos processos;
• acelera o fluxo de trabalho.

Como o BPM deve ser implementado adequadamente?

Aplicar o Business Process Management com sucesso envolve seguir alguns passos e recomendações:

• os processos devem ser redesenhados, caso necessário;
• os processos devem ser padronizados para facilitar o entendimento e o gerenciamento das etapas, reduzindo erros e mitigando riscos;
• o foco principal deve ser sempre no resultado e não somente nas tarefas;
• mudanças contínuas devem ser habilitadas para que as melhorias possam ser estendidas e propagadas ao longo do tempo.

O BPM não deve ser um exercício único. Deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar o fluxo de trabalho. Tudo isso leva a um ciclo contínuo de avaliações e melhorias do nível organizacional.

As etapas de implementação do Business Process Management na empresa são:

• analisar: identificar falhas e oportunidades de melhorias nos processos atuais;
• reformular: corrigir as falhas identificadas remodelando cada etapa dos processos;
• testar: checar na prática o novo modelo de processos;
• implementar: aplicar os novos métodos;
• monitorar: acompanhar os novos resultados;
• gerenciar: controlar o fluxo de processos.

Como afirmado, esse é um ciclo que deve ser continuado para garantir melhorias constantes e ajudar a empresa a desenvolver e manter um diferencial competitivo forte o suficiente para se destacar no segmento de atuação.

Nesse caso, é preciso obter informações sobre o que fazer e quando é apenas parte da solução. O ideal é padronizar a forma como esses insights chegarão até você e definir um nível de leitura facilmente compreensível para permitir interpretações certeiras e ações mais rápidas. Isso exige a ajuda de um profissional competente para organizar.

Dessa forma, o sucesso da estratégia vai depender em grande parte de quão bem você rotular os dados em seu banco de informações.

É bom lembrar que fazer todo esse trabalho sozinho é uma tarefa bem complexa e que, sem os conhecimentos, habilidades, qualificações e experiências necessárias, pode colocar em risco todo o potencial da estratégia. Além disso, o tempo gasto pode ser grande.

Para implementar o BPM no setor de TI da sua empresa com sucesso, prefira contar com ajuda profissional. Consultores especializados na área de TI podem fazer todo esse trabalho mais rapidamente e entregar resultados superiores, devido ao alto nível de know-how que possuem.

Geralmente conduzido por regras de negócios, a prática do BPM envolve muita análise operacional e fluxo de gráficos. As possibilidades mais sofisticadas incluem não apenas a remodelagem de processos, mas também ferramentas de simulação, de modo que os processos possam ser executados virtualmente para identificar estrangulamentos ou outros problemas relacionados às pessoas e infraestrutura subjacente.

Em um mercado exigente como o atual, priorizar fatores como flexibilidade, inovação, velocidade, qualidade, eficiência e eficácia representará uma estratégia que gerará alto poder competitivo.

Sendo assim, o Business Process Management ajuda o setor de TI a alcançar melhor nível de excelência operacional, contribuindo para a melhoria do desempenho geral na organização.

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