Gerenciamento de mudanças empresariais: aprenda definitivamente como fazê-lo!

Você sabe como fazer um gerenciamento de mudanças eficiente? Empresas passam por alterações no seu ambiente de trabalho regularmente.

Em muitos casos, elas são positivas: auxiliam o negócio a adequar-se às normas e padrões do seu mercado de trabalho, integrar novas ferramentas à rotina do empreendimento e ter um retorno sobre o investimento muito maior.

Mas como garantir que o gerenciamento de mudanças possa contribuir para que a companhia tenha o máximo de performance sempre? Confira abaixo no nosso post de hoje!

O que é uma política de gerenciamento de mudanças?

As políticas de gerenciamento de mudanças são um conjunto de processos corporativos focados em reduzir riscos e maximizar a capacidade da companhia integrar novas ferramentas ao ambiente de trabalho.

É por meio dela que a companhia poderá planejar um conjunto de estratégias para padronizar rotinas e ter mais agilidade ao trabalhar com alterações em projetos ou na estrutura do ambiente corporativo. Dessa forma, a companhia poderá minimizar riscos e ter um fluxo de trabalho que seja pouco impactado por transformações.

No ambiente de TI, o gerenciamento de mudanças trabalha com uma série de fatores. Ele é responsável por diminuir o impacto que novas soluções, regras de trabalho, normas legais e outros fatores que influenciam nas rotinas de trabalho podem causar e garantir que sejam integrados com mais agilidade e fluidez no dia a dia dos times.

Assim, a companhia pode manter a área trabalhando com alta qualidade sempre.

Como o gerenciamento de mudanças diferencia-se do gerenciamento de liberação?

A gestão de mudanças, em poucas palavras, pode ser definida como as políticas que uma empresa utiliza para garantir que as alterações sejam feitas com um rígido controle de qualidade.

Todas as mudanças são catalogadas e direcionadas para as áreas certas. Dessa forma, a companhia evita prejuízos e tem um fluxo de trabalho com maior performance.

Já os processos de gerenciamento de liberação não só acumulam as rotinas de gestão de mudanças, mas também são focados em comunicação, treinamento e otimização de prazos.

O profissional responsável pela execução de tais atividades trabalhará com o planejamento, a autorização, o monitoramento de resultados e a implementação de mudanças no ambiente corporativo.

Além disso, ele atua com os processos de controle de qualidade, garantindo a integração das novas ferramentas com a infraestrutura já existente.

Em outras palavras, o gerenciamento de mudanças tem um foco maior naquilo que será modificado. Já os processos de liberação trabalham com as estratégias de implementação de mudanças e como elas ocorrerão. Em conjunto, elas garantem que a companhia possa ter investimentos de alto retorno e com riscos baixos.

Como efetuar mudanças com qualidade?

O gerenciamento de mudanças trabalha com muitos processos. Alguns são direcionados para um perfil exclusivo de alteração ou empresas. Já outros podem ser aplicados em todos os ambientes corporativos, tais como os que separamos abaixo. Confira!

Avalie todas as mudanças antes de executá-las

Um dos primeiros pontos para garantir que todas as mudanças sejam executadas corretamente é avaliar cada uma das alterações. Levante dados sobre quem solicitou a modificação, quando ela deve ser entregue e como isso pode ser feito. Além disso, não deixe de mensurar qualquer fator que possa impedir o negócio de atingir os resultados esperados.

Com tais dados, o planejamento torna-se mais eficaz e preciso. A companhia poderá, por exemplo, definir prazos e metas que são fáceis de serem atingidos por serem mais realistas. Assim, os profissionais conseguirão planejar-se e programar-se com mais precisão e eficiência.

Avaliando os riscos, a companhia pode criar medidas de mitigação de danos rapidamente. Isso será fundamental para que, durante as mudanças, nenhuma falha cause um grande impacto nos resultados do negócio: sempre que algo ocorrer, a empresa já terá as rotinas mais adequadas para eliminar falhas rapidamente.

E com informações sobre todas as pessoas envolvidas, o gestor consegue estruturar processos de forma mais inteligente. As atividades serão alocadas para as pessoas certas, evitando uma série de erros e conflitos.

Planeje etapas de forma abrangente

O ideal, durante processos de mudança, é ter um amplo planejamento das alterações. A empresa precisa ter cada etapa previamente estruturada. Dessa forma, os prazos cairão ao máximo e o negócio poderá atingir melhores resultados.

O planejamento das alterações deve ser feito de tal forma que o negócio consiga ter uma visão ampla sobre tudo o que será feito. Registre as metodologias que serão utilizadas, os objetivos de médio e longo prazo e as ferramentas usadas. Assim, todos os que estarão envolvidos poderão planejar-se melhor e, com isso, evitar atrasos.

Mensure o impacto das medidas tomadas

Uma vez que as modificações sejam executadas, é importante mensurar se os resultados esperados foram atingidos. A companhia precisa estruturar rotinas de monitoramento e avaliação de performance. Dessa forma, se algum erro existir, o gestor conseguirá executar novas alterações para garantir que todos os objetivos tenham sido alcançados.

Esse é o papel de indicadores como o Retorno Sobre o Investimento (ROI, ou Return On Investment, em inglês). Ele dá ao negócio a capacidade de avaliar com precisão o tempo e o tamanho do retorno financeiro que a companhia terá com uma nova ferramenta. Dessa forma, se o investimento não atingir os objetivos esperados, a companhia saberá rapidamente.

Faça alterações incrementais

Essa dica é válida especialmente para grandes alterações. Em muitos casos, o negócio investe em soluções de TI ou precisa modificar um grande conjunto de processos de uma única vez. E, nesses momentos, é crucial que a empresa possa reduzir o impacto que tais modificações causam no seu fluxo de trabalho.

Uma das formas de atingir esse objetivo é executando mudanças incrementais. Nesse processo, as alterações são feitas em times pequenos, avaliadas e ampliadas progressivamente. Dessa forma, se algum erro ocorrer, o impacto geral será menor (e a empresa poderá evitá-los em mais equipes com facilidade).

Seja flexível

O gerenciamento de mudanças também deve ser flexível. É importante que a empresa esteja preparada para alterações dentro das rotinas de integração de novos processos ou ferramentas. Quando isso não ocorre, conflitos passam a ser mais frequentes, aumentando as chances do investimento dar errado.

Quais as estratégias utilizadas pela sua empresa para gerenciar mudanças? Compartilhe com a gente!