6 maneiras de usar o gerenciamento de processos para aumentar a performance de sua empresa

Toda empresa precisa criar uma boa estrutura organizacional para atingir os resultados esperados a médio e longo prazo. Quando não possui rotinas de trabalho bem estruturadas, seus profissionais possuem dificuldades para executar as atividades e os erros podem se tornar mais frequentes.

Para evitar falhas comuns e a perda de clientes, a estruturação de uma boa política de gerenciamento de processos é crucial. Quer saber como ela pode ser feita e como superar obstáculos? Veja o nosso post abaixo!

O que é gerenciamento de processos?

O gerenciamento de processos é uma estratégia em que a empresa organiza as suas rotinas para que a execução de tarefas seja melhor estruturada. Por meio de uma abordagem sistematizada, é possível implementar as melhores práticas do mercado, evitar erros, eliminar abordagens pouco eficazes e, assim, ampliar a performance no ambiente de trabalho.

Como o gerenciamento de processos contribui para que a empresa aumente sua performance?

O gerenciamento de processos envolve uma série de estratégias que podem ser utilizadas por uma companhia para atingir melhores resultados. A adoção de um plano de contingência para falhas, por exemplo, facilita a retomada do funcionamento dos serviços internos. Dessa maneira, amplia a disponibilidade de seus profissionais e dá mais performance e competitividade para os seus serviços.

Se alguma falha ocorrer, todos os times terão os mecanismos necessários para solucionar o problema rapidamente. No ambiente de TI, por exemplo, a gestão de incidentes dará aos técnicos a capacidade de escolher os melhores procedimentos para retomar o funcionamento de qualquer aplicação rapidamente. Consequentemente, a companhia garantirá o máximo de disponibilidade para as suas aplicações.

A longo prazo, o gerenciamento de processos dá ao negócio a capacidade de manter todas as suas rotinas com elevado nível de qualidade. A empresa terá uma cadeia operacional bem estruturada, em que todos atuam conforme os padrões do mercado. Assim, a empresa garantirá o máximo de competitividade para os seus serviços e produtos.

O que é preciso para estruturar uma política de gerenciamento de processos?

Para que a empresa consiga estruturar e otimizar uma boa política de gerenciamento de processos, uma série de fatores devem ser considerados. Um dos vários passos para que isso seja possível é a obtenção de um amplo conhecimento sobre boas práticas de mercado e a maneira como as rotinas internas são estruturadas. Além disso, a empresa deve focar em outros pontos, entre os quais os cinco principais são:

1. Diagnosticar as dificuldades atuais

Para dar o ponta pé inicial para a estruturação de uma política de gerenciamento de processos é preciso avaliar quais são as dificuldades atuais. É importante que o negócio rastreie retrabalhos, gargalos e outros fatores que impactam negativamente na performance diária da companhia. Assim, é possível otimizar com precisão todas as atividades internas.

2. Analisar a maneira como os processos estão estruturados

Além de avaliar possíveis falhas, a empresa também pode rastrear quais são os processos que estão fora dos padrões do mercado. No momento de reestruturação de suas práticas, ter tais dados em mãos permitirá ao gestor ter capacidade de tomar ações mais inteligentes e capazes de tornar a companhia mais competitiva.

3. Gerar métricas de performance

As métricas de performance são mecanismos cruciais para que a empresa possa rastrear falhas e garantir a melhoria contínua dos seus processos. Por meio delas, gargalos são encontrados rapidamente, o impacto das medidas organizacionais é avaliado com precisão e toda a companhia passará a ser monitorada em tempo real. Assim, o número de desvios tenderá a ser cada vez menor.

4. Adotar ferramentas BPM

As ferramentas de BPM (Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, em uma tradução livre) podem agregar valor às rotinas da empresa e, assim, manter toda a companhia mais eficaz. Com esse tipo de aplicação, a empresa otimiza o uso de recursos, gerando economia e mantendo todos os serviços e produtos com um alto padrão de qualidade. Dessa forma, a empresa pode manter o seu posicionamento de mercado e continuar lucrativa.

Em outras palavras, uma ferramenta de BPM auxilia a empresa a ter uma visualização abrangente das suas rotinas. Os profissionais terão um mecanismo simples e objetivo para planejar-se, consultar o resultado de indicadores e outros fatores que contribuem para o sucesso de cada iniciativa. Dessa forma, será mais simples evitar riscos e ter um fluxo de trabalho de alta qualidade.

5. Implementar um bom software de gestão de pessoas

Um bom software de gestão de pessoas pode ter um papel chave para que o negócio consiga manter uma política de gestão de processos inteligente. Com esse tipo de ferramenta, o gestor consegue acompanhar os fluxos de trabalho com precisão, mesmo quando ele não está presente no ambiente de trabalho, algo crucial para evitar problemas na distribuição de rotinas e impedir atrasos.

A distribuição de rotinas, por exemplo, será feita de maneira centralizada. Todos os times receberão demandas em único local. Da mesma forma, o gestor poderá acompanhar cada uma delas continuamente, em tempo real.

Isso tornará processos de gestão muito mais eficazes. No momento em que um atraso for identificado, medidas corretivas serão aplicadas rapidamente, evitando que o gargalo cause impacto em toda a cadeia operacional da empresa.

6. Criação, revisão e desativação de processos

Os processos devem ser definidos com o objetivo de ordenar e estruturar, de maneira prática e sem desperdícios, todo o processo operacional da empresa. Ou seja, a organização deles deve ser pautada pelo entendimento da operação de cada funcionário, para que não haja sobrecarga nas demandas, tampouco falta de recursos necessários para garantir cada entrega.

Nessa etapa, os gestores poderão avaliar, revisar e desativar processos atuais que se tornaram obsoletos.

​O investimento no gerenciamento de processos deve ser visto como uma abordagem de médio a longo prazo. Complexa, essa abordagem deve contar com o comprometimento de todos os líderes de times e alta direção. Assim, as rotinas podem ser reestruturadas com mais agilidade e segurança.

Se necessário, a companhia pode contar com o apoio de uma empresa de consultoria. Por meio da expertise de profissionais externos, o negócio conseguirá identificar a melhor maneira de integrar boas práticas de mercado, alinhar os objetivos de toda a organização e gerar mais competitividade. Dessa forma, a empresa poderá manter-se sempre na vanguarda de seu segmento, com serviços que entregam uma experiência de uso de ponta.

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