Como a integração de processos favorece a melhoria dos serviços oferecidos?

Um dos principais desafios da gestão de uma empresa é ter uma visão holística do negócio e com isso compreender melhor como cada ajuste em uma atividade interfere no trabalho de outros setores e na produção de valor. Para conseguir isso é fundamental que exista a chamada integração de processos.

Em uma organização enxuta, todas as tarefas realizadas se relacionam de alguma forma entre elas, mas muitas vezes é difícil visualizar como isso acontece, especialmente nas áreas mais técnicas que exigem um conhecimento especializado que vai além da compreensão dos gestores.

Neste artigo, explicaremos melhor o que é a integração de processos, como ela funciona e como ela pode favorecer a melhoria dos serviços oferecidos. Confira!

O que é a integração de processos

A integração de processos consiste em centralizar as informações e a estrutura de todos os processos em um único sistema, que evitará, por exemplo, que tanto o time de vendas como o setor financeiro tenham que inserir dados repetidos sobre o cliente e a transação durante a execução das suas responsabilidades.

Em uma empresa é normal que diversos departamentos realizem atividades totalmente distintas ao mesmo tempo para manter o negócio operando. Mesmo em equipes menores, cada pessoa terá suas responsabilidades e tarefas específicas.

Mas é fundamental que exista uma coordenação central para assegurar que todo o esforço da empresa está caminhando em uma mesma direção e também para evitar que as diferentes equipes desperdicem tempo executando tarefas iguais ou muito semelhantes.

Garantir isso é um dos deveres dos gestores do negócio. E a integração dos processos é uma ferramenta que proporciona uma visão gerencial holística que evidenciará as conexões e interdependências entre cada área da empresa.

Com a integração é possível otimizar os processos e consequentemente reduzir custos e agilizar a operação da empresa. Além disso, ela melhora a troca de informações entre as equipes e pode reduzir a ocorrência de erros causados por falhas na comunicação.

Soluções de integração de processos

Para realizar a integração de processos é importante contar com um tipo de sistema que centralize e organize todas as informações sobre as atividades realizadas na empresa.

Na teoria, é possível que os gestores façam isso manualmente com muitas planilhas e documentos, mas apenas os aspectos burocráticos dessa atividade já tomariam mais tempo do que o disponível.

A forma mais inteligente de integrar os processos em uma empresa é por meio de um ERP, o Enterprise Resource Planning, um tipo de software que também é conhecido como sistema de gestão integrada.

O sistema de gestão integrada é uma ferramenta extremamente valiosa para a gestão dos negócios. Por ele é possível monitorar, controlar e compreender melhor o trabalho realizado por todos os times da organização.

Todas as operações realizadas são registradas neste sistema e é possível visualizar com clareza o fluxo de um processo produtivo e seus desdobramentos.

Adotar um ERP significa abolir a utilização de múltiplos sistemas informatizados especializados de diversas áreas, que normalmente não se comunicam entre eles. Essa dificuldade de integração de softwares diversos significa desperdícios de tempo e dinheiro.

A utilização deste tipo de sistema também garante transparência entre as equipes de setores distintos, que vão compreender melhor como o seu trabalho está relacionado ao do outro e qual o seu papel dentro da cadeia produtiva.

Integração como ferramenta de negócio

Com a integração de processos, é possível ter uma visão sistematizada de como o trabalho é feito em toda a empresa. Isso permite uma previsão de demanda mais detalhada e uma operação mais enxuta.

Essa otimização reduz os custos da empresa ao mesmo tempo em que agiliza a cadeia produtiva, não só pela eliminação do retrabalho, mas também porque muitas tarefas burocráticas que existiam apenas para transportar um processo entre os diferentes setores deixam de existir.

Além disso, quando um sistema de gestão integrada é adotado, uma boa parte do trabalho é automatizado e o tempo dos colaboradores pode ser melhor aproveitado em atividades mais produtivas.

A integração também é importante para minimizar os erros nos processos da empresa. Como o trabalho fica mais transparente, qualquer falha cometida por um colaborador pode ser percebida por outro envolvido naquele processo antes que ela desencadeie consequências desastrosas.

E quando todos os envolvidos em um fluxo produtivo conhecem todas as etapas e processos dele, a troca de informações e a colaboração é aprimorada. Com isso, a tendência é que a eficiência da equipe seja maximizada.

Também vale a pena destacar que com a integração de processos a relação do setor produtivo com as demandas dos clientes é mais estreita. Com isso, o estoque é mais enxuto e os desperdícios são reduzidos, assim como a possibilidade de desabastecimento.

Benefícios da integração para a qualificação dos serviços

Um ERP é um investimento que vai gerar economia direta para uma organização. Muitas despesas são simplesmente eliminadas quando este tipo de solução é adotada, enquanto outras são mais bem aproveitadas em diversos processos e com isso, proporcionalmente reduzidas.

E com o passar do tempo, é bem provável que essa economia se intensifique, pois a natureza do sistema de gestão integrada facilita a identificação de pontos de melhoria em processos e a realização dos ajustes necessários. Muitas vezes, isso significará a remoção de operações e atividades que não vão gerar valor expressivo para o negócio.

Com a integração de sistemas, a confiabilidade das informações também aumentará. Como os dados são inseridos em um único sistema, não existe uma manipulação significativa deles e eles se tornam mais úteis tanto como ferramenta de suporte ao processo de tomada de decisões como também como segurança para operações contábeis, que exigem dados precisos e exatos.

Essencialmente, com processos integrados e um bom ERP, a empresa se torna mais eficiente e produtiva, com processos enxutos e ferramentas de controle capazes de revelar tudo sobre o negócio com extrema precisão.

Se for bem implementado, o sistema de gestão integrada se torna a espinha dorsal da empresa, conectando todas as áreas e levando aos gestores uma percepção do negócio por completo.

E agora que você já sabe melhor o que é a integração de processos e como ela favorece a melhoria dos serviços oferecidos, que tal assinar nossa newsletter para ficar por dentro dos melhores conteúdos de TI, gestão e tecnologia? Esperamos você!