O mapeamento de processos é uma ferramenta bastante eficaz para padronizar e identificar oportunidades de otimização nos negócios de uma empresa. Além do mais, essa técnica é um método interessante ao transformar um processo, fazendo com que ocorram mudanças elementares dentro de um empreendimento.
Esse mecanismo permite examinar e melhorar cada processo produtivo, ao compreender o funcionamento de cada uma de suas etapas. Ou seja, esse mapeamento é capaz de controlar o passo a passo do negócio, compreendendo como é a atuação desses processos, além de verificar se eles cumprem com suas metas.
Pensando nisso, preparamos este texto para que você aprenda como utilizar essa ferramenta de modo eficiente. Confira agora!
O mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que analisa, documenta e busca melhorar os processos empresariais relativos a um negócio. O mapeamento de processos está ligado à administração de operações empresariais, já que identifica o método de trabalho, a fim de colocar em prática um modelo de procedimento.
Além disso, todos os dados referentes à execução de uma atividade são minuciosamente descritos no fluxo de trabalho, levando em conta as partes envolvidas e os recursos fundamentais, como dados, competências etc.
No momento em que um negócio compreende bem os seus processos, fica bem mais simples promover otimizações de gestão, criando assim uma grande vantagem competitiva para a empresa.
Agora que você já compreende qual é o conceito de mapeamento de processos, é fundamental saber exatamente como ele deve ser aplicado nos negócios. Veja, a seguir, como implementá-lo.
Um negócio pode conter uma grande quantidade de processos, razão pela qual não é recomendado colocar em prática um mapeamento coletivo. Assim, determinar um número limitado para ser mapeado por vez ajuda na administração de tempo e recursos. Com isso em foco, delimite quais têm maior importância e vão proporcionar melhores resultados.
Para optar por essa decisão, há ferramentas de gestão e de priorização de processos que podem ser muito eficazes. Porém, se você busca uma abordagem mais casual, procurar por respostas para as seguintes perguntas pode ser um grande diferencial:
O mapa é apenas a representação gráfica da sequência de tarefas que compõem um processo. De modo explícito, ele busca destacar dados de entrada, processamento e saída. Nesse caso, é necessário incluir produtos, serviços, atividades, objetivos, clientes envolvidos, fornecedores, resultados e informações.
O mapa consegue representar tudo isso. Uma dica interessante para a sua elaboração é observar e analisar tudo aquilo que está inserido em cada processo. Envolver ao máximo os colaboradores também é essencial, além de desenvolver um sentimento de empatia para incentivar a troca de experiências.
Com a devida estruturação do mapa de processos, não procure progredir de forma rápida. É muito importante que as entradas e informações estejam devidamente corretas e que façam algum sentido dentro do contexto da empresa. Você também precisa promover uma revisão que pode revelar algum detalhe que tenha passado despercebido.
Nessa fase, certifique-se de que tanto os funcionários quanto os gestores entendam o trabalho feito e não tenham dúvidas em relação a ele. Dessa forma, procure a validação e legitimação deles para regularizar a estruturação do mapeamento de processos.
Aqui, você já deve ter estruturado um mapa do processo para a devida avaliação, assim como deve ter legitimado esse documento com os colaboradores e gestores envolvidos. Então, é fundamental analisar o funcionamento do processo atual. Após isso, será viável trabalhar nas melhorias que podem ser feitas.
É normal que profissionais qualificados sejam destacados para dar andamento a essa avaliação. Contudo, é essencial também escutar o que têm a dizer as partes que trabalham ativamente na execução dos processos.
Você também deve analisar a jornada do consumidor e averiguar todas as relações que ele teve com o seu produto ou serviço. Assim, você terá uma base de feedbacks e insights para criar processos bem mais eficazes.
Com tudo preparado corretamente, chega o momento de realizar as mudanças. Após isso, é interessante criar outro mapa de processos, para tornar oficial a versão remodelada.
Essa atividade de mapeamento de processos não deve ser realizada somente uma ou duas vezes. É importante dar continuidade ao ciclo, para mantê-lo alinhado à realidade do negócio e do mercado, já que existem mudanças constantes, principalmente quando se vivencia a era da transformação digital.
Além disso, utilizar indicadores de performance (KPIs) simplifica a identificação de falhas e a estimação da eficiência de soluções já implementadas.
Nunca deixe de promover as mudanças que forem precisas, mas tenha em mente que é necessário algum tempo de maturação para que as alterações feitas no processo original possam ser mensuradas de forma efetiva.
Essa prática é muito importante para as empresas, já que ajuda a evitar alguns problemas no cotidiano. Veja alguns dos seus benefícios.
Gargalos se referem a alguma questão do processo que não fluiu corretamente. O mapeamento de processos identifica facilmente onde isso ocorreu, para que possa promover a devida solução e otimizar a performance do negócio.
Com o processo mais detalhado, torna-se bem mais fácil controlar os recursos humanos, financeiros e materiais necessários para que o processo cumpra suas metas. Assim, é possível garantir que não haverá falta de insumos essenciais na cadeia produtiva. Esses recursos podem ser os próprios envolvidos, como também máquinas e softwares.
Todo processo apresenta seu custo. O mapeamento busca trazer transparência às entradas e saídas, fazendo com que não ocorra desequilíbrio no custo-benefício. Sabe-se que há processos bastante custosos e que não vale a pena a sua execução. Então, é competência da empresa verificar de quanto será o gasto com a execução e, se as contas não fecharem, é preciso trabalhar de forma a otimizá-las.
Enfim, o mapeamento de processos é uma técnica fundamental para criar um bom entendimento sobre conjuntos de ações que estruturam um negócio. Com ele, é possível buscar por mudanças que visem à melhoria da forma como os processos influenciam em seu sucesso. Não deixe de utilizá-lo, pois esse método pode ser o diferencial para se destacar perante a concorrência.
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This post was last modified on agosto 12, 2019 14:08
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