Vale mesmo a pena investir na terceirização dos serviços de TI?

A terceirização de TI (outsourcing de TI, do inglês), contratação de serviços da área de tecnologia da informação a serem prestados por outra empresa, tem sido um tema cada vez mais discutido no mundo dos negócios.

Muito disso se deve aos benefícios concedidos às empresas que investem nessa prática, sobretudo relacionados à otimização de custos e qualidade do serviço — aliás, esse é um grande atrativo para empresas que carecem de departamento de TI.

Entretanto, mesmo com as suas vantagens — as quais exploraremos detidamente no decorrer deste artigo —, a terceirização de TI ainda gera dúvidas quanto à sua aplicação a todos os tipos de negócio.

Ou seja, será algo viável para a sua empresa, considerando o seu ramo, porte e necessidades? O objetivo deste post é justamente responder a dúvidas como essa. Então, vamos aos esclarecimentos?

O que leva uma empresa a terceirizar os serviços de TI?

Imaginemos a situação que enfrenta uma empresa de médio porte. Ela precisa crescer para se manter competitiva, melhorar a produtividade, fornecer segurança aos dados e alta disponibilidade aos processos de negócio.

É claro que diversas iniciativas se farão necessárias para que essa empresa tenha sucesso nos objetivos. Contudo, é certo que uma delas será ainda mais essencial: o investimento em TI.

As empresas que contam com infraestrutura de TI bem planejada — prontas para suportar o crescimento dos negócios — conseguem usufruir de vários benefícios, como:

• agilidade nos processos;
• aumento de produtividade;
• aprimoramentos na comunicação;
• segurança e praticidade no armazenamento de dados;
• integração da tecnologia com outros departamentos.

Se, por um lado, é possível ganhar em muitos aspectos, a implementação de serviços de TI é desafiadora para empresas que não possuem equipes especializadas ou nem mesmo têm experiência na área.

Nesse sentido, a contratação de serviços terceirizados em TI é providencial, pois a responsabilidade pelo setor fica a cargo da terceirizada, que deve fornecer todas as garantias relacionadas a desempenho, segurança, manutenção, suporte técnico, entre outras atribuições.

O benefício que a terceirização de TI promove em termos de finanças é, sem dúvida, um dos seus maiores atrativos. Como a contratante paga pelo serviço, ela tem à disposição profissionais experientes, equipamentos de última geração e aplicações de software atualizadas.

Tudo por um valor significativamente inferior em comparação ao que se gastaria com a contratação dos profissionais em regime celetista, por exemplo, além dos gastos relativos a aquisições de hardware e software — incluindo upgrades, atualizações e questões de licença de uso.

Qualquer empresa pode investir na terceirização de TI?

Da mesma maneira que a sociedade se vê cada vez mais dependente da tecnologia para tarefas corriqueiras do dia a dia, as empresas em geral, incluindo as PMEs, também necessitarão da TI para otimizar os processos mais simples. É uma tendência iminente e irreversível.

Com a chegada da computação em nuvem e a evidente importância que essa tecnologia passou a ter para o mundo corporativo, a terceirização de TI ficou acessível financeiramente para pequenas e médias empresas, seja pelo baixo custo de implementação, seja pela redução de custos fornecida pela nuvem.

Portanto, se você tinha dúvidas sobre a possibilidade de o seu negócio optar pela terceirização de TI, saiba que o modelo de contratação não apenas é viável, mas pode ser uma ótima solução para superar vários desafios.

Quais são os riscos que colocam os benefícios da terceirização em xeque?

Embora o outsourcing em TI seja um processo bastante enfático em termos de vantagens — detalhe que fica ainda melhor ao considerarmos que qualquer tipo de empresa pode fazê-lo —, é preciso salientar os riscos que a contratação envolve.

Que tal analisarmos brevemente cada um dos riscos e a solução para evitá-los?

Qualidade do fornecedor

O primeiro (e mais comum) dos riscos diz respeito ao próprio fornecedor. Firmar parceria com uma empresa que não presta um bom serviço, atende mal os clientes e não se interessa em ajudar o parceiro a crescer costuma ser o resultado obtido por quem não se preocupou em pesquisar a fundo o mercado.

Há, também, a questão da capacidade que tem a empresa contratada para cumprir ou não os serviços contratados, como a automatização de tarefas realizadas diariamente pelos funcionários.

Ou seja: sem a experiência e a capacitação necessárias para prestar serviços de excelência em qualidade, as chances de a parceria implicar conflitos são muito grandes. A responsabilidade de esquivar-se desses problemas, no entanto, é da empresa contratante.

Para não cometer esse erro crasso, é fundamental manter a atenção nos detalhes que passam despercebidos, como a qualidade do atendimento do suporte técnico — não somente dos vendedores —, depoimento de clientes, certificações dos funcionários, acreditações de institutos internacionais, saúde financeira, entre outros.

Controle sobre os processos

Outro ponto que afeta os resultados é a perda de controle dos processos. Isso acontece quando a empresa confia os processos e dados à terceirizada completamente, sem a supervisão de um gestor de TI.

Isso pode resultar na vulnerabilidade dos dados sigilosos da empresa, gerar mudanças repentinas nos sistemas e programas usados pelos colaboradores, ou seja, é como se a gestão de TI fosse repassada a outra empresa.

A primeira solução para prevenir-se de tal risco é contar com uma equipe, mesmo que enxuta, que auxilie no exercício de algumas funções importantes que necessitam de responsáveis em tempo integral, bem como na supervisão dos serviços prestados.

Por conseguinte, é necessário analisar minuciosamente o contrato oferecido, debatendo sobre todos os pontos, assim garantindo que haja limites de flexibilidade, e o SLA (Service Level Agreement, acordo de nível de serviço) seja o mais favorável possível para ambas as partes.

Acima de tudo, é importante que a sua empresa procure uma parceria de verdade, em vez de uma simples relação entre cliente e fornecedor. Se a terceirizada estiver disposta a ajudar a sua empresa a crescer, é certo que muitas dores de cabeça não virão à tona.

Impactos da implementação do serviço terceirizado

Para determinar se vale a pena investir na terceirização de TI em sua empresa, procure, na etapa de planejamento, mensurar o impacto que as mudanças trarão em todos os sentidos, desde o modo como o negócio opera até o moral dos funcionários.

Dependendo do grau de reação, é recomendável preparar a empresa para receber as mudanças para que a terceirização de TI não seja interpretada como uma ameaça aos cargos dos colaboradores.

Esperamos que o conteúdo tenha sido útil e, acima de tudo, respondido às suas principais dúvidas.

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