Modelagem de processos de negócios: como desenvolver projetos focados em crescimento?

Você já parou para analisar passo a passo, de ponta a ponta, o funcionamento dos processos internos da sua empresa? Esse conhecimento é muito importante para compreender os mecanismos usados no andamento da organização, ou seja, como as atividades são feitas para alcançar os objetivos da companhia.

A Business Process Modeling — BPM ou modelagem de processos de negócios — é, então, um conjunto de atividades a serem seguidas para criar um ou mais modelos que representem a comunicação, a análise, o desenho, a síntese, a tomada de decisão e o controle de um negócio.

Essa técnica usa diferentes recursos (como organogramas e fluxos de processos, entre outros) para fornecer a visão das atividades executadas pelos funcionários no dia a dia. Os dados obtidos ajudam a compreender melhor os processos corporativos, bem como melhorá-los como um todo.

Neste post, vamos falar sobre a BPM e a forma como ela ajuda a tornar a empresa mais eficiente. Vem com a gente!

Modelo de negócio

Um modelo é uma representação simplificada da realidade. No caso de um imóvel, por exemplo, podem ser as suas plantas. Normalmente, quanto mais detalhado o modelo, mais difícil e trabalhosa é a sua produção. Para uma casa, por exemplo, um modelo mais próximo da realidade seria, por exemplo, uma maquete virtual ou real. A partir dela, qualquer pessoa consegue visualizar o imóvel, ainda em projeto, pronto.

No caso do modelo de negócio, a ferramenta serve para criar formas econômicas, sociais ou de outros valores. A ideia é que ele represente aspectos centrais do negócio (como o motivo, as ofertas, as estratégias, a infraestrutura, as estruturas organizacionais, as práticas comerciais e os processos operacionais e políticos).

Em outras palavras, esse modelo indica a forma de fazer negócio da organização para conseguir gerar receitas e, consequentemente, se sustentar. Ou seja, o modelo de negócios representa o modo como uma empresa ganha dinheiro.

Processo de negócio

Para executar um produto ou serviço, é essencial ter um processo. Um processo de negócio é, então, uma sequência de atividades que ocorrem na companhia para criar um produto ou serviço e, com ele, alcançar os objetivos estratégicos da organização.

Assim, dependendo do ramo de atividade da empresa, ela pode ter diversos processos de negócios. Esses processos são iniciados a partir de demandas de clientes (internos, fornecedores, governo, sociedade e afins) e entregam resultados de acordo com a necessidade.

Sempre que conseguimos melhorar os processos da organização, a tornamos mais eficiente. Para isso, porém, é fundamental conhecê-los detalhadamente, já que eles em geral não são explícitos e/ou envolvem diferentes áreas da empresa. Melhorá-los requer, portanto, que se saiba como eles estão estruturados.

BPM

E é aí que entra a modelagem: ela representa processos de negócios em modelos para ajudar a enxergar e entender como as atividades são feitas, quem participa delas, bem como quais são os recursos e as informações compartilhados. A modelagem é a representação gráfica do processo de negócios e de todos os passos que o compõem.

Assim como na maquete da casa, é possível oferecer diferentes níveis de detalhamento a cada processo modelado. Vamos pensar, por exemplo, em um processo do departamento de vendas. É possível fazer uma representação macro, em que todas as atividades ficam dentro de uma mesma caixa, ou detalhada, com diferentes caixas mostrando cada tarefa dentro do processo de vendas.

Com a modelagem pronta, é possível entender melhor a organização e os mecanismos usados para seu funcionamento. É, então, criado um fluxo de como as atividades são realizadas — do início ao fim da atividade, quando é alcançado o objetivo do processo.

Assim, podem-se identificar atividades que podem ser automatizadas, definir sistemas de suporte e detectar oportunidades de terceirização — caso essa seja uma solução interessante para a companhia.

Como fazer a BPM

O primeiro passo é determinar qual processo será modelado. Essa demarcação é essencial para que o trabalho seja bem-sucedido. Em geral, a modelagem é feita com base em:

• entrevistas com os responsáveis pelos processos;
• observação da execução deles;
• análise de documentos, sistemas e outros instrumentos utilizados.

Existem ferramentas específicas para auxiliar esse trabalho, mas independentemente da solução escolhida para o procedimento, é possível usar a abordagem bottom up ou top down. Enquanto a bottom up busca entender os detalhes dos processos para depois chegar à visão macro, a top down começa com a visão macro para em seguida detalhar os processos.

É importante seguir alguns passos básicos no processo de BPM. Confira:

• identificar o processo e produzir o modelo “as is”, ou seja, como ele está atualmente;
• revisar, analisar e atualizar o processo “as is”, com base no conhecimento dos envolvidos e nas simulações;
• desenhar o processo “to be” — como ele deve ser;
• testar e implementar o “to be”;
• atualizar e melhorar continuamente o modelo.

Para que serve a BPM

A BPM pode ter diversos objetivos (documentar os processos, melhorá-los, padronizá-los, automatizá-los, eliminar aqueles que não mais acrescentam valor e outros) e é fundamental definir quais são eles antes de iniciar o projeto. Assim, é possível obter resultados melhores.

É bastante provável que, depois da BPM, seja possível enxergar várias oportunidades de melhoria. Entre os benefícios, é possível destacar a redução de desperdícios e custos, a melhora na comunicação interna e o aumento da produtividade, entre outros.

Exemplo de BPM

Vamos imaginar, por exemplo, uma empresa que queira mudar o layout do seu website. De cara, é preciso entender o processo: como o website é usado, quais são as funções acionadas, em que ordem são processadas e outros. Em seguida, é preciso criar a representação das ações e passos.

A partir do diagrama criado, é possível ver onde estão os erros, onde há gargalos no processo e o que pode ser feito para melhorá-lo. Em seguida, as mudanças devem ser implementadas para que seja possível avaliar se as melhorias foram efetivas ou não.

E então, já se sente preparado para implantar a modelagem de processos de negócios na sua empresa? Siga a gente nas redes sociais para mais conteúdos semelhantes a este. Estamos no Facebook, no LinkedIn.